Cliente pide retroactivos: qué decirle y cuánto cobrar
Tu cliente nuevo te pide que regularices todo desde hace 6 meses. Te explicamos cómo manejar la conversación, qué cobrar y cuándo es buena idea aceptar.
Llega un cliente nuevo y te dice: "Necesito que me pongas al día desde enero". Son 8 meses de declaraciones perdidas, conciliaciones, comprobantes sin organizar. Te explicamos cómo manejarlo profesional.
Antes de aceptar: diagnóstico
Pregunta al cliente:
1. ¿Por qué estás retrasado?
- "No tenía contadora" → caso típico.
- "La contadora anterior no entregó" → posible conflicto, cuidado.
- "Quiebro y necesito normalizar" → riesgo de no cobrar.
2. ¿Tienes documentos?
- Facturas emitidas y recibidas.
- Estados de cuenta del banco.
- Roles de pago si tiene empleados.
Sin documentos: trabajo más caro y arriesgado para ti.
3. ¿Hasta cuándo retroactivo?
| Período | Tarifa multiplicador |
|---|---|
| 1-3 meses | 1× normal |
| 4-6 meses | 1.5× |
| 6-12 meses | 2× |
| 12+ meses | 3× o decir no |
4. ¿Hay multas pendientes?
Multa SRI por declaraciones no presentadas se acumula. Debes calcular cuánto debe + tus honorarios.
Cómo cotizar
Por servicio
Honorario mensual normal × meses retroactivos × multiplicador.
Ejemplo:
- Cliente quiere PYME normal: $200/mes.
- Necesita 8 meses retroactivos.
- Multiplicador 1.75× (6-12 meses).
- Costo: $200 × 8 × 1.75 = $2.800.
Por hora
Para casos complejos (sin documentos, conflictos):
- Tu tarifa por hora × horas estimadas.
- Ejemplo: $50/hora × 40 horas = $2.000.
Por proyecto
Cotización fija con alcance definido.
Ejemplo: "Regularizar 8 meses de declaraciones SRI + IESS + ATS = $2.500".
Por qué cobrar más por retroactivos
Hace tres cosas:
- Más trabajo concentrado: 8 meses comprimidos en 2 semanas = más estrés.
- Riesgo legal: declaraciones tarde implican multas + intereses, tienes que coordinar.
- Investigación adicional: documentos viejos, gente que ya no responde.
- Auditoría riesgo: SRI puede observar más fácil retroactivos.
Cobrar 1.5×-3× es justo y profesional.
La conversación con el cliente
Primera reunión (gratis 30 min)
Diagnóstico de lo que necesita.
Propuesta por escrito
Documento simple:
PROPUESTA — REGULARIZACIÓN [Cliente]
Período a regularizar: enero a agosto 2026
Servicios incluidos:
- Compilar facturas emitidas y recibidas
- Generar declaraciones 104 (8 meses)
- Generar declaraciones 103 (8 meses)
- Generar ATS (8 meses)
- Conciliación bancaria (8 meses)
- Coordinar pago de multas con SRI
Honorarios: $2.500
- 50% al inicio: $1.250
- 50% al entregar: $1.250
Plazo de entrega: 4 semanas
Multas SRI estimadas: $300-600 (las paga el cliente directamente)
Validez: 7 días
Atte. [Tu nombre]
Negociación
El cliente puede pedir descuento. Tienes margen:
- Si paga 100% adelantado: 10% descuento.
- Si te lo recomendó otro cliente: 5%.
- Si firma contrato anual a futuro: descuento extra.
No bajes a tu tarifa normal — los retroactivos justifican el premium.
Cuándo decir NO
Caso 1 — Cliente sin documentos
Si no tiene facturas ni nada, casi imposible regularizar correctamente.
Caso 2 — Cliente que evade conscientemente
Si quiere "no declarar todo", no aceptes. Eres responsable solidaria si algo sale mal.
Caso 3 — Cliente en proceso de auditoría SRI
Si ya está siendo auditado, mejor que tome abogado tributario, no contadora.
Caso 4 — Cliente con historial de no pagar
Si supiste que no le pagó a su contadora anterior, alta probabilidad de repetir.
Caso 5 — Honorarios que no aceptaría
Si negocia a la mitad y te queda sin margen, mejor "no".
Cláusulas a incluir en el contrato
Para protegerte:
- 50% pago anticipado, no reembolsable.
- Cliente entrega documentos completos en 5 días desde la firma.
- Multas SRI son responsabilidad del cliente.
- Si cliente no entrega documentos, contrato suspende.
- Plazo de entrega depende de calidad de información recibida.
- Confidencialidad de datos del cliente.
Cómo trabajar de forma eficiente
Día 1 — Recibir documentos del cliente
Lista clara de qué necesitas. PDF/Excel/foto al WhatsApp.
Día 2-7 — Organizar
Carpetas por mes. Excel maestro de facturas emitidas y recibidas.
Día 8-14 — Generar declaraciones
Con sistema profesional (Quipuy importador), reduces tiempo significativamente.
Día 15-21 — Pagar al SRI
Coordinas pagos, multas, intereses.
Día 22-28 — Cierre y entrega
Reporte final + recomendaciones para no repetir.
Preguntas frecuentes
¿Las declaraciones retroactivas tienen multa?
Sí. Multa por presentación tardía + interés moratorio sobre los impuestos no pagados.
¿Quién paga la multa, el cliente o yo?
El cliente. Tu trabajo es la gestión de regularización; las multas las debe él al SRI.
¿Cuánto cobrar por mes retroactivo si es PYME pequeña?
$50-100 por mes regularizado, según complejidad. Tu honorario habitual × multiplicador.
¿Es legal regularizar tan atrás?
Sí, hasta 5-7 años. Después prescribe. Lo importante: hacerlo bien para que el SRI no observe.
¿Si el cliente me paga el 50% y se va, qué hago?
Documentos en archivo, $1.250 ya cobrados (no reembolsables si está en contrato). Si vuelve, retoma.
¿Quipuy ayuda con regularización?
Sí. Tiene importador de comprobantes recibidos del SRI y permite emitir facturas históricas marcadas como historical=true que no van al SRI pero quedan en libros.
Conclusión
Cliente pide retroactivos: cobra premium (1.5×-3×), exige 50% anticipo, contrato claro, plazo definido. Si las condiciones no son sanas, dile no.
Crea tu cuenta en Quipuy — el importador histórico te acelera 5× la regularización de meses anteriores.