Te trajeron el producto de vuelta: qué hacer con la factura
Vendiste, emitiste factura, el cliente devolvió la mercadería. ¿Qué haces con la factura ya autorizada? Te explicamos los 3 escenarios y la solución.
Vendiste algo, emitiste factura, autorizada y todo en orden. Pero el cliente trajo de vuelta el producto. Tu factura ya está en el SRI, no se puede borrar. ¿Y ahora? Te explicamos qué hacer paso a paso.
La regla de oro
Una factura autorizada por el SRI no se puede eliminar. Para "deshacer" la operación o ajustar el monto, emites una nota de crédito que apunta a la factura original.
La nota de crédito reduce o anula la factura. Es 100% legal y rápido de emitir.
Los 3 escenarios típicos
Escenario 1 — Devolución total
Cliente trajo todo lo que compró. Quiere su dinero o cambio total.
Acción: emites nota de crédito por el valor total de la factura. Le devuelves el dinero (o emites otra factura por el cambio).
Escenario 2 — Devolución parcial
Compró 5 productos, devolvió 2. Solo quiere reembolso de los 2.
Acción: emites nota de crédito solo por los 2 productos devueltos. Su factura original se mantiene válida por los otros 3.
Escenario 3 — Cambio por otro producto
No quiere reembolso, quiere otro producto del mismo valor.
Acción: emites nota de crédito por el producto devuelto + factura nueva por el producto que se lleva. Si los montos son iguales, no hay flujo de dinero.
Paso a paso para emitir nota de crédito
Paso 1: identifica la factura origen
Necesitas el número de la factura original (001-001-000000123) y la fecha de emisión.
Paso 2: ve a tu sistema de facturación
En el Facturador SRI o Quipuy:
- Comprobantes electrónicos → Nota de crédito → Emitir nueva.
Paso 3: vincula la factura origen
Te pide buscar la factura por número o cliente. Selecciónala. El sistema autocompleta cliente y líneas.
Paso 4: ajusta los productos / cantidades
Si la devolución es total: dejas todo como está.
Si es parcial: solo dejas los productos devueltos, eliminas el resto.
Paso 5: agrega motivo
Campo obligatorio: "Devolución por defecto", "Anulación por error", "Cambio de talla", etc. Sé específico.
Paso 6: emite y firma
Click en "Emitir y enviar al SRI". 5-10 segundos después, autorizada.
Paso 7: entrega al cliente
La nota de crédito se envía por email automáticamente. También le mandas el RIDE PDF como respaldo.
Lo que NO debes hacer
❌ "Voy a editar la factura"
No se puede editar una factura autorizada. Se vuelve nota de crédito + factura nueva si necesitas.
❌ "Le devuelvo el dinero pero no emito nada"
Mal. Si la factura quedó autorizada y tú devolviste, en libros tienes una venta que no fue → desbalance. El SRI lo detecta.
❌ "Le doy crédito a su próxima compra sin nota"
Sin documento, técnicamente no tienes registro contable de la promesa. Si el cliente reclama, no tienes cómo demostrar.
❌ "Espero a fin de mes y emito"
La nota de crédito tiene que emitirse al momento de la devolución, no semanas después. El SRI acepta hasta cierto plazo, pero buenas prácticas: mismo día.
Implicaciones contables
Tu cuenta por cobrar
La factura original aumentó tu cuenta por cobrar. La nota de crédito la reduce.
Tu IVA por pagar
Si la factura tenía IVA, la NC reduce tu IVA por pagar al SRI. Te ahorras esa parte.
Tu inventario
Si vendes productos físicos, el sistema reincorpora el stock al inventario automáticamente.
Tu utilidad
Lo que ganaste en la venta se reduce al monto neto (factura - NC).
Casos especiales
El cliente devolvió mercadería ya recibida pero defectuosa
Tu obligación legal: aceptar devolución (Ley del Consumidor). Emites NC por el monto y le entregas dinero o producto nuevo.
Devolución de servicio
Difícil ("no se devuelve" un servicio prestado), pero si acordaste reembolso parcial: emites NC por el monto reembolsado.
Devolución después del cierre del mes
Sí se puede. La NC tiene fecha actual, la factura original mantiene su fecha. Para tu ATS, ambas aparecen en sus respectivos meses.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo para emitir la NC después de la devolución?
Recomendado: mismo día. Plazo legal: dentro del mismo período fiscal. Si pasaste años, problemático.
¿Necesito que el cliente me firme algo?
No legalmente, pero por buenas prácticas: pide que firme un acta de devolución o foto al WhatsApp con la razón.
¿La NC tiene IVA?
Sí, igual que la factura original. Si la factura tenía IVA 15%, la NC también.
¿Quipuy emite notas de crédito?
Sí, en cualquier plan. Click en la factura origen → "Emitir nota de crédito" → ajustas y listo.
¿La NC puede tener monto mayor a la factura original?
No. NC siempre menor o igual. Si necesitas cobrar más, emites nota de débito (lo opuesto a NC).
¿Qué pasa si el cliente ya pagó y emito NC?
Tu obligación es devolverle el dinero (efectivo, transferencia). O dejarlo como crédito a favor para próxima compra (registrado).
Conclusión
Devolución de productos se resuelve con nota de crédito en 5 minutos. Es trámite normal y rápido. Lo importante: emitir NC al momento de la devolución, no esperar.
Crea tu cuenta en Quipuy — emites notas de crédito vinculadas a factura origen con un solo click. El cliente recibe la NC automáticamente en su email.