Sistema para farmacia: inventario con vencimientos, lotes y SRI

Una farmacia maneja retos que pocas tiendas tienen:

• Vencimientos: si un medicamento se vence, no lo puedes vender (y si lo vendes, multa fuerte de ARCSA)
• Lotes: el mismo producto con distintas fechas de vencimiento
• Inventario alto: 2.000-5.000 SKUs típicos
• Receta médica controlada: ciertos medicamentos requieren receta archivada
• Convenios con seguros: bono médico de aseguradoras
• Bono de medicamentos del IESS

Sin sistema, fácilmente pierdes $500-2.000/mes en mercadería vencida + sanciones.

Los 5 retos críticos

1. Control de vencimientos

Si un medicamento se vence sin haberse vendido, es pérdida directa. La regla FEFO (First Expired, First Out) dice: vendes primero lo que vence antes.

Sistema debe:

• Registrar fecha de vencimiento por lote
• Al vender, descontar del lote que vence antes
• Alertarte cuando algo vence en 30/60/90 días

2. Manejo de lotes

Mismo medicamento (ej. Acetaminofén 500mg) en 3 lotes:

Sistema vende primero del lote A. Cuando A se agote, pasa a B. Y así.

3. Receta médica obligatoria

Ciertos medicamentos (antibióticos, ansiolíticos, controlados) requieren receta médica firmada por doctor. Por ley, debes guardar copia o registro digital de la receta.

Sistema debe permitir adjuntar/registrar receta al vender.

4. Reporte ARCSA

ARCSA (Agencia de Regulación Sanitaria) audita farmacias. Pide:

• Inventario al día
• Trazabilidad de lotes
• Movimientos de productos controlados
• Recetas archivadas

Sistema con trazabilidad te salva en auditoría.

5. Bonos de salud y seguros

Pacientes con seguro privado (Salud SA, BMI, Pichincha Salud) o bono médico IESS pagan parte y la aseguradora reembolsa.

Tu sistema debe:

• Permitir factura a aseguradora (no al paciente)
• Manejar copagos parciales
• CxC con cada aseguradora

Sistema en Quipuy

Quipuy plan PYME o CONTABLE cubre los primeros 4 retos:

Vencimientos por lote

En cada producto, defines lotes con (fecha vencimiento, stock). El sistema descuenta FEFO al vender.

Hoy es semi-manual en Quipuy: cargas los lotes al recibir mercadería. En roadmap: integración con scanner de barras + DataMatrix para captura automática.

Receta médica

En la factura, hay campo "Notas" donde registras: "Receta médica Dr. X — fecha — diagnóstico". O adjuntas PDF de la receta.

Para algo más estricto, software farmacéutico vertical (Visualfarma, RxLatam) tiene módulo formal.

Reporte ARCSA

Quipuy te exporta:

• Inventario actual con vencimientos
• Movimientos de entrada/salida por producto
• Historial de ventas por lote

Lo que ARCSA pide está disponible vía exportes Excel.

Convenios con aseguradoras

Aseguradora = cliente en tu sistema. Factura al RUC del seguro. CxC te lleva pendientes por cobrar.

Caso real: farmacia de barrio

Una farmacia en Quito con:

• 2.500 SKUs
• 80-120 ventas/día
• 15% de mercadería vencida/año (sin control)

Antes (POS sin control de lotes + Excel):

• Mercadería vencida: $1.500-2.000/mes perdidos
• ARCSA visitó y solicitó reportes que tomaron 3 días generar
• Recetas guardadas en cajón sin orden
• Convenio Salud SA: 15-20% de facturas se perdían en seguimiento

Después (Quipuy plan PYME + workflow de lotes):

• Vencimientos avisados con 60 días anticipación
• Productos con vencimiento próximo en promoción 30%
• Mercadería vencida: $200/mes (90% reducción)
• Reportes ARCSA en 10 minutos
• CxC consolidada por aseguradora

Recuperación anual: $15.000+ en mercadería que antes se vencía.

Hardware típico para farmacia

Software:

• Quipuy plan PYME $19/mes: cubre 250 facturas/mes
• Quipuy plan CONTABLE $25/mes: facturas ilimitadas

Para farmacia muy grande o cadena, vertical farmacéutico (Visualfarma, Sislab) cubre más casos específicos.

Errores comunes en farmacia

1. Vender medicamento vencido por accidente

Multa ARCSA hasta $1.575. Cliente puede demandar si sufrió daño. Sistema con alerta de vencimiento = obligatorio.

2. No registrar lote en compras

Recibes mercadería pero no anotas fecha de vencimiento. Sistema no puede aplicar FEFO. Acabas vendiendo lo nuevo antes de lo viejo.

3. Olvidar receta de medicamento controlado

ARCSA audita y no tienes receta archivada de antibiótico vendido = multa.

4. Mezclar contado con convenio aseguradora

Vendes a paciente con Salud SA → debes facturar al seguro, no al paciente. Si facturas al paciente, paciente reclama y aseguradora rechaza pago.

5. No controlar mermas y robos

Empleado se lleva medicamentos. Sin sistema, te enteras en el inventario anual ($5.000+ menos).

Preguntas frecuentes

¿Quipuy maneja vencimientos por lote?

Sí, en plan PYME y CONTABLE. Defines lotes al recibir compra. Sistema descuenta FEFO al vender.

¿Qué pasa con la receta del medicamento controlado?

Hoy en Quipuy es campo de notas o adjunto. Para algo más estricto (control digital de recetas firmadas), software farmacéutico vertical.

¿Cuánto cuesta el setup completo para farmacia?

Hardware: $500-900. Software (Quipuy PYME): $228/año. Total año 1: $700-1.100.

¿ARCSA acepta reportes generados por software?

Sí, mientras tengan los datos requeridos. Quipuy exporta a Excel todos los reportes necesarios.

¿Cómo manejo bono médico del IESS?

IESS como cliente especial en tu sistema (RUC del IESS). Facturas al IESS por el monto del bono. Cobranza vía proceso del IESS.

¿Conviene farmacia vertical o sistema general como Quipuy?

Si vendes menos de 500 SKUs y no manejas recetas controladas con frecuencia, Quipuy alcanza. Si tienes farmacia grande con 5.000+ SKUs + control estricto de recetas + integración con ARCSA, vertical farmacéutico es mejor.

Conclusión

Farmacia = vencimientos + lotes + recetas + ARCSA + seguros. Sistema correcto te ahorra miles en mercadería vencida + te protege en auditorías.

Prueba Quipuy gratis — plan FREE para pruebas. Para farmacia activa, plan PYME ($19/mes) o CONTABLE ($25/mes).

Lectura relacionada: Sistema ferretería con 5.000 SKUs · Inventario en Excel ya no alcanza.