Cobro a 30 días: cómo no perder el control de tus facturas

Vender a crédito te ayuda a cerrar más negocios. Cobrar a crédito es lo difícil. Pasa la primera semana, después el primer mes, y antes de darte cuenta tienes:

• 15 facturas vencidas
• $5.000 sin cobrar
• Clientes que se hacen los locos
• Y tu propio flujo de caja en problemas

Aquí está el sistema para no perder ni un dólar. Sin software complejo. Con o sin sistema.

El problema sin sistema

Si llevas tus facturas a 30/60/90 días en Excel o cuaderno:

• No te avisa cuando vence una factura
• Te toca calcular manualmente quién debe cuánto cada semana
• Si un cliente abona parcial, tienes que rehacer la cuenta
• No sabes en tiempo real cuánto te deben en total
• Cuando reclamas, el cliente te dice "ya pagué" y tú no recuerdas

Resultado: 3-5% de tus facturas se pierden por mal control. Si facturas $20.000/mes a crédito, son $600-1.000 que se evaporan.

El sistema simple en 5 pasos

Paso 1: define tus plazos de crédito

No vendas a "ya pagaré cuando pueda". Define plazos claros:

• Contado: pago al momento (efectivo, tarjeta, transferencia inmediata)
• 15 días: cliente de bajo riesgo o monto pequeño
• 30 días: estándar B2B
• 60 días: clientes grandes con presupuesto mensual
• 90 días: solo para casos excepcionales con buena historia

Paso 2: registra cada venta a crédito con fecha de vencimiento

Cuando emitas la factura, pon claramente:

• Fecha de emisión: hoy
• Fecha de vencimiento: hoy + 30/60/90 días
• Monto: total a cobrar
• Forma de pago acordada: transferencia, cheque, depósito

Si lo llevas en Excel, una columna fecha_vencimiento resuelve la mitad del problema.

Paso 3: registra todos los abonos

Cada vez que un cliente abone (parcial o total), regístralo inmediatamente:

• Fecha del abono
• Monto
• Método (efectivo, transferencia, cheque)
• Número de comprobante (si aplica)

Si lo llevas en Excel, una hoja pagos con esas columnas y id_factura como llave de unión.

Paso 4: revisa los vencidos cada lunes

Bloquea 30 minutos los lunes para revisar tu CxC:

• Lista de facturas vencidas (fecha_venc < hoy y no pagada)
• Lista de facturas que vencen esta semana (alerta temprana)

Envía recordatorios por WhatsApp/email. Educados pero claros.

Paso 5: tarifa de morosidad o suspensión de crédito

Si un cliente se atrasa 2 facturas seguidas, suspende su crédito. Próximas compras al contado hasta ponerse al día. Sin excepciones (o tendrás otras 15 vencidas en 6 meses).

Cómo lo hace un sistema integrado

Un sistema con CxC integrada (Quipuy CONTABLE, Contifico, Alegra Pyme) automatiza los 5 pasos:

1. Al emitir factura, marca forma de pago = CRÉDITO y elige plazo
2. El sistema calcula fecha_vencimiento automáticamente
3. Cada abono se registra con un click; el saldo se actualiza al toque
4. Dashboard de CxC muestra: total por cobrar, vencido, próximo a vencer
5. Notificaciones automáticas cuando algo vence

Tiempo invertido semanal: 5 minutos vs. 30-60 minutos en Excel.

Cuando el cliente paga en cuotas

Caso típico: vendes una guitarra de $1.500 a 12 cuotas de $125. Esto no es "30 días", es plan de cuotas formal.

Necesitas:

1. Plan de cuotas definido al momento de la venta: 12 cuotas × $125 con fechas
2. Cascada FIFO al recibir abonos: si el cliente paga $200, se aplica primero a la cuota más antigua pendiente
3. Estado de cuenta actualizado por cuota: pagada / parcial / pendiente
4. Recibo POS por cada abono con desglose de cuotas afectadas

Llevarlo en Excel es caótico. Sistemas que lo manejan bien: Quipuy plan PYME o CONTABLE.

La regla de oro: factura digital cierra el ciclo

Cuando emites una factura electrónica:

1. Tu sistema la guarda en CxC automáticamente
2. El cliente recibe XML + PDF por email
3. La factura legal queda en SRI permanentemente
4. Tú tienes el record de cuándo emitiste y cuánto te deben

Si la haces a mano, se rompe el ciclo: la factura está en el SRI pero tú no sabes a quién le debes cobrar.

Caso real: ferretería de Ambato

Una ferretería con 60 facturas a crédito mensuales nos contó:

• Antes (Excel): 2 horas/semana solo conciliando. 8-10% de cartera vencida sin reclamar.
• Después (Quipuy CONTABLE): 15 min/semana revisando dashboard. 2-3% de cartera vencida (todas reclamadas a tiempo).
• Recuperación de cartera: $1.200 que se habían perdido en el caos.

Preguntas frecuentes

¿Es legal cobrar interés por mora?

Sí, si lo pactas por escrito en la factura o contrato previo. La tasa máxima la fija la Superintendencia de Bancos. Sin pacto escrito, no puedes cobrar mora legalmente.

¿Qué hago si un cliente no paga después de 90 días?

Opciones, en orden de gradualidad:

1. Llamada / WhatsApp con tono profesional
2. Carta formal dando 7 días para pagar
3. Cobrador externo (toma 20-30% de comisión)
4. Demanda judicial (último recurso, costo legal)

¿Puedo emitir factura a crédito sin un sistema?

Sí, pero el control se complica. Mínimo necesitas Excel con columnas claras de fechas + abonos.

¿Cómo le explico a mi contadora si llevo CxC en Excel?

Cada mes le pasas un resumen consolidado: total facturado, total cobrado, total vencido. Ella ajusta tu contabilidad con eso. Con sistema integrado, ella misma genera el reporte.

¿Conviene dar descuento por pronto pago?

Depende. Si tu margen lo permite, ofrecer 2-3% por pago a 7 días puede aumentar cobranza 20-30%. Calcula primero: ¿qué pierdes en cartera vencida vs. qué pierdes en descuentos?

¿Quipuy maneja cuotas formales?

Sí. Plan PYME y CONTABLE traen CxC con planes de cuotas (2-36 cuotas), abonos con cascada FIFO, recibos POS 80mm, estado de cuenta PDF.

Conclusión

Cobro a crédito es esencial para crecer, pero sin control es perder plata.

El sistema simple (fechas claras + revisión semanal + suspensión a morosos) funciona en Excel para volúmenes bajos. Para más de 30 facturas/mes a crédito, conviene sistema integrado.

Prueba Quipuy gratis (25 comprobantes/mes para siempre). Si necesitas CxC con cuotas formales, sube a plan PYME ($19/mes) o CONTABLE ($25/mes).

Lectura relacionada: Cliente que no paga — opciones · Cuentas por cobrar con cuotas — ferretería real.