Facturación para consultorio médico: bonos, copagos y aseguradoras

Un consultorio médico tiene flujos que pocos sistemas cubren bien:

• Consulta privada simple (paciente paga directo)
• Bono de salud (aseguradora reembolsa al paciente)
• Convenio con aseguradora (factura al seguro, no al paciente)
• Empresa que paga la consulta de su empleado

Cada uno se factura diferente. Aquí está la guía clara.

Caso 1: consulta privada al contado

El más simple. Paciente paga directo en la consulta. Sin seguros, sin convenios.

Cómo facturarlo

• Cliente: el paciente (cédula + nombre)
• Servicio: "Consulta general" $30 (o lo que cobres)
• IVA: 0% en Ecuador para servicios de salud (verifica con tu contadora)
• Total: $30

Le emites factura al momento. Paciente paga efectivo/tarjeta. Fin.

Caso 2: paciente con bono de salud

Paciente tiene seguro privado (Salud SA, BMI, Pichincha Salud) y el seguro le reembolsa parte de la consulta a él, no a ti.

Cómo facturarlo

• Cliente: el paciente (no la aseguradora)
• Servicio: consulta normal
• Monto: completo
• Paciente paga el copago, luego cobra el reembolso al seguro presentando tu factura

No cambia tu facturación. Solo el cliente debe pedir factura con su cédula para usarla con el seguro.

Caso 3: convenio con aseguradora

Trabajas en convenio con una aseguradora (típico en pediatría o ginecología). El paciente trae orden de servicio del seguro. Tú facturas al seguro directamente.

Cómo facturarlo

• Cliente: la aseguradora (su RUC, no del paciente)
• Servicio: consulta
• Monto: lo pactado con el seguro (típicamente menor al privado)
• Método de pago: CRÉDITO con vencimiento a 30-60 días
• En referencia, anotas: nombre del paciente + número de póliza/orden

Tu sistema te lleva CxC con la aseguradora. Cobra cada mes según términos del convenio.

Caso 4: empresa que paga consulta a empleado

Una empresa (típicamente grande) tiene convenio contigo. Manda a sus empleados a consulta. Tú facturas a la empresa.

Cómo facturarlo

• Cliente: la empresa (RUC)
• Servicio: consulta de [empleado X]
• Monto: lo pactado
• Empresa paga típicamente mensual consolidando todas las consultas del mes

Servicios típicos de consultorio

Configura en tu sistema:

Los insumos (gasas, jeringas, vendas que vendes al paciente) son inventario. Lo demás es servicio puro.

Tarifas para distintos tipos de pago

Tienes 3 tarifas típicas:

• Particular: precio normal ($50/consulta)
• Convenio empresa A: precio negociado ($35/consulta)
• Convenio aseguradora B: precio negociado ($40/consulta)

Quipuy permite tarifas escalonadas con nombres arbitrarios. Al facturar a la empresa A, eliges "Tarifa Empresa A" y el sistema usa el precio negociado.

Caso real: consultorio pediátrico

Una pediatra en Cuenca con 60-80 consultas/mes:

• 50% consultas privadas particulares
• 30% con bono de salud (paciente recupera con su seguro)
• 20% convenio Pichincha Salud (factura directa al seguro)

Antes (facturador SRI + Excel):

• 3 horas/semana facturando + tracking de pagos del seguro
• A veces facturaba mal a particular cuando era convenio (perdía descuento)
• No sabía si Pichincha Salud le pagó las facturas del mes anterior

Después (Quipuy plan PYME $19/mes):

• Pichincha Salud como "cliente" en sistema → factura directo
• CxC muestra qué facturas del seguro están pendientes de cobro
• Tarifas separadas por tipo de pago
• 30 minutos/semana facturando

Hardware típico

Software:

• Quipuy plan FREE: hasta 25 consultas/mes
• Quipuy plan EMPRENDEDOR: $9/mes (80/mes)
• Quipuy plan PYME: $19/mes (250/mes — alcanza para casi cualquier consultorio)

Errores comunes en facturación de consultorio

1. Facturar a "Consumidor final" cuando el paciente puede usar la factura

El paciente típicamente quiere factura con cédula para deducir gastos de salud. Si facturas a consumidor final, pierde la deducción.

2. Cobrar IVA cuando no aplica

Servicios de salud están exentos de IVA en Ecuador. Si cobras IVA cuando no debes, tienes problema fiscal. Confirma con tu contadora según tu CIIU.

3. Olvidar cobrar el copago

Aseguradora paga 80%, paciente paga 20%. Si olvidas cobrar el 20%, pierdes. Tu sistema debe avisarte.

4. No vincular consulta con paciente recurrente

Misma persona viene 6 veces al año. Si no la guardas como cliente, redigitas 6 veces. Guarda al paciente la primera vez.

5. No respaldar historia clínica electrónica

Sistema de facturación ≠ historia clínica. Tu HCE va en sistema dedicado (Medilink, Doctor Cita, MedHis). Factura va en Quipuy o sistema general.

Preguntas frecuentes

¿Necesito sistema separado para historia clínica?

Sí. Quipuy es facturación + contabilidad. Historia clínica es otro mundo: requiere campos médicos, recetas, antecedentes. Software médico aparte (Medilink, Doctor Cita, MedHis).

¿Las consultas médicas pagan IVA?

En Ecuador, servicios de salud están exentos (IVA 0%). Pero tu contadora debe confirmar según tu actividad económica en el RUC.

¿Puedo facturar consultas a domicilio?

Sí. Es servicio. La dirección no cambia el tipo de comprobante. Factura igual.

¿Quipuy emite recetas médicas?

No. Eso es función de software médico (Medilink, etc.). Quipuy maneja facturación y CxC.

¿Cómo facturo cuando hago telemedicina?

Igual que presencial. Servicio "Consulta virtual" con valor pactado. El cliente recibe factura por email.

¿Las aseguradoras aceptan factura electrónica?

Sí, todas. El XML autorizado es la prueba legal. La aseguradora la procesa para reembolso.

Conclusión

Consultorio médico = mezcla de particular + bono + convenio + empresa. Sistema correcto separa cada flujo con su tarifa y su CxC.

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