Liquidación de compra electrónica: casos de uso reales en Ecuador

Cuando compras a alguien que no puede emitirte factura (porque no tiene RUC, no tiene registro como contribuyente, o son productos primarios sin elaboración), no por eso te quedas sin comprobante. La liquidación de compra electrónica es el documento que tú, como comprador, emites para sustentar la operación.

En este artículo te explicamos qué es la liquidación de compra, los 4 casos reales donde aplica y cómo funciona la retención automática que el SRI te obliga a aplicar.

¿Qué es la liquidación de compra?

La liquidación de compra de bienes y prestación de servicios (codDoc 03 en el SRI) es el comprobante electrónico que emite el comprador, no el vendedor, para sustentar una compra que normalmente debería tener factura pero no la puede tener.

Es el único caso en facturación electrónica donde:

• El comprador (tú) emite el comprobante
• El vendedor recibe el documento que sustenta la operación
• La operación se reporta en tu sistema como costo o gasto

Como tú eres el emisor, también te toca:

• Firmar el XML con tu P12
• Calcular y pagar el IVA al SRI (porque el vendedor no lo cobra)
• Aplicar la retención de Renta correspondiente
• Reportar al SRI

¿Cuándo emitir liquidación de compra? (4 casos)

Caso 1: Compras a productores primarios sin RUC

Compras frutas/verduras directamente al agricultor, leche al ganadero, pescado al pescador artesanal. El productor no tiene RUC formal o no está obligado a emitir factura por este nivel de operación.

Ejemplos típicos:

• Agroindustria comprando cosecha al campesino
• Restaurante comprando pescado fresco al muelle
• Importador comprando artesanías al fabricante rural

Caso 2: Compras a personas naturales sin obligación de RUC

Compras a personas que por ley no están obligadas a inscribirse en RUC pero te venden algo:

• Trabajador eventual que te presta servicio único
• Persona que te vende un activo personal (vehículo, equipo)
• Servicio prestado por persona del exterior sin presencia en Ecuador

Caso 3: Compras a comunidades, asociaciones o cooperativas no formalizadas

Algunas asociaciones rurales o comunidades no tienen RUC. Si compras a la comunidad como tal, emites liquidación de compra.

Caso 4: Servicios de personas naturales no domiciliadas (extranjeros sin RUC EC)

Contratas un servicio profesional a un freelancer en Argentina, Perú o Colombia que no tiene RUC en Ecuador. Emites liquidación de compra y aplicas retención de Renta del 25% + ISD si corresponde.

📌 La liquidación de compra NO se usa cuando tu proveedor sí tiene RUC y debería emitir factura. En ese caso lo correcto es exigirle factura.

Estructura del XML

Datos del comprador (tú, el emisor)

• RUC, razón social, dirección
• Establecimiento + punto + secuencial
• Clave de acceso

Datos del proveedor (vendedor sin RUC)

• Tipo identificación: cédula (05) o pasaporte (06)
• Número de cédula/pasaporte
• Nombre completo del vendedor
• Dirección

Detalle de líneas

Por cada producto/servicio:

• Descripción
• Cantidad
• Precio unitario (sin IVA — eres tú quien lo calcula)
• Subtotal

Cálculo del IVA

Como tú eres el comprador y el vendedor no cobró IVA, tú asumes el IVA y lo declaras en tu formulario 104:

• Subtotal: $1.000
• IVA 15% que tú declaras: $150
• Total: $1.150 (tu pago al vendedor incluye los $1.000 + lo que le retienes)

Retención de Renta

Obligatoria al emitir liquidación de compra. El % depende del tipo de bien o servicio (ver Tabla 20 SRI). Casos típicos:

• Compra de productos primarios: 2% retención (código 312)
• Servicios de extranjero: 25% retención + ISD si paga al exterior

Ejemplo práctico

Compras 500 kg de café al productor por $1.000 (sin IVA porque el productor no cobra). Eres una empresa procesadora.

Cálculo

• Subtotal: $1.000
• IVA 15% que tú declaras al SRI: $150
• Total operación: $1.150
• Retención de Renta 2% (código 312): $20
• Pago neto al productor: $1.000 − $20 = $980 (no llevas IVA, le pagas el subtotal menos retención)

Asiento contable

DEBE
  1.1.3.1 Materia prima (café)         $1.000
  1.1.4.2 IVA crédito tributario        $150
HABER
  1.1.1.2 Bancos (pago al productor)    $980
  2.1.2.4 Retención IR por pagar         $20
  2.1.2.1 IVA por pagar                 $150

Tú declaras el IVA en el 104 (ahora debes $150 al SRI) pero también lo acreditas como crédito tributario porque es IVA pagado en compra. Neto: cero efecto IVA.

La retención de $20 va al 103 mensual y la pagas al SRI.

Errores típicos con liquidaciones de compra

Error 1: usar liquidación cuando debería ser factura

Si tu proveedor tiene RUC, debe emitirte factura. Usar liquidación es incumplimiento; el SRI puede observar.

Error 2: olvidar la retención

La liquidación siempre lleva retención. Si no la aplicas, no estás cumpliendo tu obligación de agente.

Error 3: no declarar el IVA

El IVA de la liquidación va al 104 como IVA por pagar (lo que tú declaras y pagas) y simultáneamente como crédito tributario (lo que descuentas). Si solo declaras una parte, queda mal.

Error 4: valorar mal la operación

Para que sea liquidación válida, el valor debe corresponder a un precio razonable de mercado. Pagar $10 por un quintal de café cuando el precio es $80 invita a observación.

Error 5: emitir liquidación a tu propio empleado

Pagos a empleados van por rol de pagos (con retención laboral), no por liquidación de compra. No mezclar.

Cuándo te conviene usar liquidación de compra

• Compras de productos primarios al campo (alimentos no procesados)
• Servicios eventuales prestados por personas naturales sin RUC
• Adquisiciones a comunidades rurales
• Servicios de freelancers extranjeros
• Compras de activos a personas naturales (vehículo de segunda mano a particular)

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar liquidación si el vendedor sí tiene RUC pero no quiere emitir factura?

No. Si tiene RUC, debe emitir factura. Si se niega, denúncialo al SRI o no le compres. La liquidación no es alternativa para evadir factura.

¿La liquidación tiene secuencial separado?

Sí. Cada tipo de comprobante tiene su propio secuencial. La liquidación con codDoc 03 lleva su contador independiente de factura, NC, ND, retención.

¿Quipuy emite liquidaciones de compra?

Sí, en plan PYME en adelante. Vinculada a tu compra, autocompleta cliente proveedor, calcula IVA y retención automáticamente.

¿La liquidación va al ATS?

Sí. En el bloque de compras del ATS. El sustento tributario (Tabla 5 SRI) más usado: 05 (Compras locales con tarifa) o 08 (servicios de extranjero) según corresponda.

¿Puedo emitir liquidación a un cliente extranjero?

No. La liquidación es para que tú compres a alguien sin RUC. Si vendes a un extranjero, emites factura de exportación (con IVA 0%).

¿Qué pasa si mi proveedor formaliza su RUC después?

A partir de ese momento, le exiges factura en futuras compras. Las liquidaciones anteriores quedan tal cual son históricas válidas.

Conclusión

La liquidación de compra electrónica es un comprobante poco usado pero útil cuando tu proveedor no puede facturarte. Bien manejada con retención y declaración de IVA, sustenta tu costo y mantiene cumplimiento tributario.

Crea tu cuenta gratis en Quipuy y emite liquidaciones de compra con retención automática, declaración de IVA integrada y reportes al SRI listos para presentar.