Sistema para distribuidora: rutas, vendedores y comisiones
Manejas 5 vendedores en ruta con clientes a crédito y comisiones. Tu sistema debe consolidar todo eso sin que te enredes.
Una distribuidora tiene flujos que muy pocos sistemas cubren bien:
- Vendedores en ruta visitando 30-50 clientes/día
- Pedidos en sitio desde la tablet del vendedor
- Venta a crédito 7-15-30 días
- Comisiones del vendedor (típicamente 3-7% sobre venta cobrada)
- Inventario consolidado vs por bodega
- Liquidación de caja del vendedor al fin del día
Aquí cómo manejarlo bien.
Los 4 flujos de una distribuidora
Flujo 1: vendedor visita cliente
Vendedor llega a tienda del cliente con tablet. Cliente pide productos. Vendedor:
- Abre el sistema en su tablet
- Selecciona cliente (ya registrado en su ruta)
- Toma pedido (productos + cantidades)
- Aplica tarifa según tipo de cliente (mayorista, distribuidor, detallista)
- Confirma método de pago: contado o crédito
- Emite factura electrónica (firma + envía SRI desde tablet)
- Cliente recibe PDF por email + ticket impreso (si lleva impresora portátil)
Flujo 2: entrega física
El producto se entrega:
- Inmediato: vendedor ya tiene el producto en su camioneta
- Diferido: se carga en planta para entrega al día siguiente
Sistema debe diferenciar facturas con y sin entrega física inmediata.
Flujo 3: cobranza
Si fue a crédito, el cobrador (puede ser el mismo vendedor) pasa a los 30 días:
- Abre el sistema, va a CxC del cliente
- Cliente paga (efectivo, cheque, transferencia)
- Cobrador registra abono → factura queda PAGADA
Flujo 4: liquidación al fin del día
Al cierre del día:
- ¿Cuánto vendió cada vendedor?
- ¿Cuánto cobró cada uno?
- ¿Cuánto le toca de comisión?
- ¿Cuál es el saldo de su caja física?
Reportes claros = liquidación rápida.
Comisiones de vendedores
Los esquemas típicos:
Por venta facturada
Vendedor cobra 3-5% sobre el monto facturado. Pago al fin del mes sobre total vendido.
Riesgo: vendedor factura mucho pero no se cobra. Distribuidora pierde plata.
Por venta cobrada (recomendado)
Vendedor cobra 5-7% pero solo sobre lo efectivamente cobrado. Alinea incentivos.
Mixto
3% por venta facturada + 3% adicional cuando se cobra. Premia ambas etapas.
Configuración en Quipuy
Quipuy plan PYME o CONTABLE cubre los 4 flujos:
Vendedor como usuario
Cada vendedor = un usuario en tu sistema con rol "auxiliar" o "vendedor". Solo ve los clientes que le tocan.
Clientes por ruta
Asignas clientes a vendedor. Vendedor solo ve los suyos al abrir el sistema.
Tarifas escalonadas
- "Mayorista": precio bajo
- "Distribuidor": precio medio
- "Detallista": precio alto
Cada cliente tiene su tarifa asignada. Vendedor no puede cambiarla (evita pelearse con clientes por precio).
Facturación móvil
Vendedor con tablet emite factura desde la tienda del cliente. Cliente recibe PDF en su email. Vendedor le imprime ticket si tiene impresora portátil.
Cuentas por cobrar por vendedor
Sistema muestra CxC consolidada o por vendedor (cuánto le toca cobrar a cada uno).
Reportes de comisión
Quipuy hoy te da reporte de ventas por vendedor. Cálculo de comisión es semi-manual (exportas Excel y aplicas porcentaje).
Caso real: distribuidora de productos de limpieza
Una distribuidora con:
- 5 vendedores en ruta
- 400-600 clientes activos
- 150-200 facturas/día consolidadas
- 70% a crédito 30 días
Antes (papel + Excel):
- Vendedores con bolardo de pedidos en papel
- Facturas se emitían al volver a oficina (3-4 horas/día solo facturando)
- Cobranza desordenada — algunos clientes "olvidados" por meses
- Liquidación a vendedores tomaba 2 días al fin del mes
Después (Quipuy plan CONTABLE + tablets):
- 5 tablets con Quipuy ($1.500 inversión inicial)
- Pedidos se convierten en factura inmediato desde la tienda del cliente
- Cobranza con seguimiento por vendedor
- Liquidación mensual: 2 horas (reporte exportado a Excel)
- Recuperación de cartera: $8.000+ que antes se perdían
Hardware típico
| Equipo | Precio | Para qué |
|---|---|---|
| Tablet 4G por vendedor | $300-500 c/u | Toma de pedido en sitio |
| Impresora portátil Bluetooth | $150-250 c/u | Ticket en el momento (opcional) |
| PC en oficina central | $400-700 | Administración y reportes |
| Sistema de cámaras | $200-500 | Bodega y oficina |
Para 5 vendedores: ~$2.000-3.700 setup inicial.
Inventario centralizado o por vendedor
Inventario centralizado
Hay 1 bodega. Todos los vendedores ven el mismo stock. Más simple pero: si vendedor 1 vende lo último de un producto en su ruta, vendedor 2 lo ofrece a su cliente y no hay.
Inventario por vendedor (en camioneta)
Cada vendedor tiene "su propio stock" en la camioneta. Cuando carga, descuenta de bodega central. Cuando vende, descuenta de su stock.
Más complejo pero más realista. Quipuy hoy maneja esto con módulo de multi-sucursal (cada vendedor = sucursal virtual).
Errores comunes en distribuidora
1. No reasignar clientes cuando un vendedor renuncia
Vendedor se va → clientes quedan "huérfanos". Próxima venta = nadie llama. Reasigna inmediatamente.
2. No alinear comisión con cobranza
Vendedor factura $50.000 mes 1, cobra $20.000 mes 2. Si pagaste comisión sobre los $50.000 al fin del mes 1, pagaste de más por $30.000 que aún no cobras.
3. Olvidar tarifas escalonadas
Cliente mayorista compra al precio de detallista (porque vendedor no sabía o se equivocó). Pérdida de margen silenciosa.
4. Liquidaciones de caja por confianza
Vendedor reporta "cobré $1.200 hoy". Confías y le das comisión. Si no cuadras con sistema, te roban poco a poco.
5. No controlar producto en camioneta
Vendedor "se lleva" 10 ítems demás. No se nota porque inventario centralizado mezcla. Cuadra inventario por vendedor cada semana.
Preguntas frecuentes
¿Quipuy maneja vendedores en ruta?
Sí, vía multi-usuario + asignación de clientes. Es responsive (funciona en tablet). Para algo muy específico de ruteo (mapas, optimización), software vertical (Cybermarket, EasyVisit).
¿Necesito sistema offline cuando no hay internet?
Algunas zonas rurales tienen señal mala. Quipuy es SaaS (requiere internet). Para zonas sin cobertura, considera modem 4G o sistema con modo offline (más complejo).
¿Cómo calculo comisiones automáticamente?
Hoy Quipuy te da el reporte de ventas por vendedor. Cálculo de comisión lo haces en Excel (multiplicas por %). En roadmap: módulo de comisiones automatizadas.
¿Puedo limitar lo que cada vendedor ve?
Sí. Roles: "auxiliar" ve solo los clientes asignados. "Contadora" ve todo. "Gerente" administra.
¿Y si un vendedor pierde la tablet?
Sistema es SaaS → datos en la nube, no se pierden. Solo bloqueas el usuario del vendedor desde admin. Da nueva tablet.
¿Cuánto cuesta operar una distribuidora con Quipuy?
5 vendedores + 1 admin = plan CONTABLE $25/mes (multi-usuario incluido). $300/año + $2.000 hardware inicial. Total año 1: ~$2.300 vs sistemas verticales que cobran $200+/mes por usuario.
Conclusión
Distribuidora con vendedores en ruta = complejidad operativa real. Sistema que cubra los 4 flujos te ahorra horas + recupera cartera.
Prueba Quipuy gratis — plan FREE para pruebas. Para operación seria, plan CONTABLE ($25/mes) cubre todo + multi-usuario.
Lectura relacionada: Sistema ferretería con multi-sucursal · Cobro a 30 días — control.