Software para taller mecánico: orden de trabajo + factura + retención

Un taller mecánico tiene retos que la mayoría de los sistemas de facturación no cubren:

• Orden de trabajo antes de la factura (presupuesto, autorización del cliente)
• Repuestos que descuentan inventario + mano de obra que es servicio
• Clientes con RUC que te retienen 1.75% u 8%
• Facturas a aseguradoras con seguimiento por póliza

Aquí está el sistema que cubre los 4 retos en uno solo.

Los 4 retos del taller mecánico

1. Orden de trabajo previa a la factura

El cliente trae el carro. Le revisas. Le pasas presupuesto: "$120 mano de obra + $80 en repuestos = $200 + IVA". Cliente autoriza. Trabajas. Al terminar, emites factura.

Sin sistema integrado: presupuesto en papel, factura aparte, cero seguimiento.

Con sistema integrado: orden de trabajo en el sistema → cliente firma autorización → al terminar, conviertes la orden en factura con un click.

2. Repuestos + mano de obra en la misma factura

Una factura típica tiene:

• Repuestos (productos físicos que descuentan stock):
  • Filtro de aceite ($15)
  • Pastillas de freno ($25)
  • Aceite motor ($30)
• Servicios (mano de obra, sin inventario):
  • Cambio de aceite ($20)
  • Cambio de pastillas ($35)
  • Revisión general ($25)

Total: 6 ítems, 3 con stock, 3 sin stock. Sistema debe manejar ambos.

3. Retenciones del cliente

Si tu cliente es agente de retención (empresa grande), te retiene parte del pago. Códigos típicos:

• Retención en la fuente del IR: 1.75% sobre transferencia de bienes, 8% sobre servicios (códigos 312, 304)
• Retención de IVA: 30% sobre bienes, 70% sobre servicios (códigos 725, 727)

Tu sistema debe registrar la retención recibida que el cliente te emite como comprobante. Quipuy descarga automático del SRI cada mes.

4. Facturas a aseguradoras

Si trabajas con seguros (Sucre, Equinoccial, Pichincha Seguros), la dinámica es:

• Cliente trae el carro con autorización del seguro
• Tú facturas al seguro directamente (no al cliente)
• Cobras al seguro (a 30-60 días típicamente)

Necesitas: lista de aseguradoras en CxC + seguimiento del cobro.

Cómo lo hace Quipuy

Quipuy plan PYME o CONTABLE cubre los 4 retos:

Para orden de trabajo

Hoy Quipuy no tiene módulo formal de "orden de trabajo" (es feature roadmap). Workaround actual: crea la venta como BORRADOR, no la emites hasta que termines el trabajo. El cliente puede ver el presupuesto desde el detalle.

Cuando termines: clic "Emitir al SRI" → se convierte en factura legal.

Para repuestos + mano de obra

En la misma factura agregas líneas:

• Repuesto X (tipo BIEN, descuenta stock)
• Repuesto Y (tipo BIEN, descuenta stock)
• Mano de obra (tipo SERVICIO, no descuenta stock)

IVA se calcula correctamente sobre la suma de los dos.

Para retenciones recibidas

Compras → Retenciones recibidas → registras la retención que el cliente te emitió. La asocias a tu factura origen. La contabilidad la refleja como crédito a tu favor.

Sistema lo importa automáticamente desde el portal del SRI cuando lo conectas.

Para facturas a aseguradoras

Crea cada aseguradora como cliente en tu sistema (con su RUC). Cuando facturas a la aseguradora:

• Cliente: Pichincha Seguros (RUC 1790xxxxxxx001)
• Líneas: el trabajo realizado
• Método de pago: CRÉDITO con vencimiento a 30/60 días
• CxC te lo lista hasta que cobres

Caso real: taller de mecánica general

Un taller pequeño con 2 mecánicos y 30-40 trabajos/mes:

Antes (Excel + facturador SRI):

• Presupuesto en papel
• Excel para órdenes
• Facturador SRI separado
• Retenciones del cliente registradas en cuaderno
• Mezcla de aseguradoras con clientes directos sin diferenciar

Después (Quipuy plan PYME):

• BORRADOR en sistema = orden de trabajo
• Conversión BORRADOR → EMITIDA = factura legal
• Repuestos descontaban stock automáticamente
• Retenciones recibidas importadas del SRI cada mes
• CxC por aseguradora separadas de cliente directo

Resultado: dueño dejó de perder retenciones (vale crédito IR anual) + cobró las aseguradoras a tiempo.

Errores comunes en talleres

1. Trabajar sin presupuesto firmado

Cliente acepta verbal, tú trabajas $400, cliente reclama "yo creía $200". Sin firma, pierdes. Siempre genera el presupuesto en el sistema y guarda que el cliente lo aprobó.

2. Olvidar registrar la retención del cliente

Tu cliente empresa te retiene 8%. Si no registras esa retención en tu sistema, pagas IR de más en tu declaración anual. Importa automáticamente desde el SRI.

3. Vender repuestos sin descontar stock

Cliente paga, sales del taller, días después necesitas el mismo repuesto y no está. Sistema debe descontar stock al momento de la venta.

4. Facturar a "consumidor final" cuando podías facturar a RUC

Si tu cliente es empresa, debe darte RUC para deducir el gasto. Si facturas a consumidor final, el cliente reclama porque pierde la deducción.

5. Mezclar repuestos con consumibles del taller

Los trapos, guantes, jabón que usas son gasto del taller, no se venden. No los incluyas en el inventario de venta o vas a tener cifras infladas.

Hardware típico para taller mecánico

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si el cliente no aprueba el presupuesto?

No emites factura. Solo facturas si trabajas. Si el cliente decide no hacer la reparación, no hay venta, no hay factura.

¿Cómo manejo el carro del cliente mientras está en mi taller?

Sistema o no, siempre genera comprobante de ingreso (con foto del estado del carro, kilometraje, fecha). En caso de daño, te protege.

¿Quipuy maneja órdenes de trabajo formales?

Hoy no como módulo dedicado (en roadmap). Workaround: venta en BORRADOR como orden, conversión a EMITIDA al terminar.

¿Puedo separar mano de obra de repuestos en la factura?

Sí. Los registras como líneas separadas, una tipo BIEN (repuesto) y otra tipo SERVICIO (mano de obra).

¿Cómo declaro las retenciones que me hicieron?

Tu sistema las debe importar desde el portal SRI mensualmente. En la declaración anual del IR, las usas como crédito tributario que reduce tu pago.

¿Quipuy cobra extra por integración con aseguradoras?

No. Las aseguradoras son simplemente "clientes" en tu sistema. La facturación es igual que a cualquier cliente con CxC a 30/60 días.

Conclusión

Software de taller mecánico necesita más que solo factura: presupuesto, inventario de repuestos, servicios, retenciones recibidas, CxC con aseguradoras. Quipuy plan PYME los cubre.

Prueba Quipuy gratis — 25 comprobantes/mes para siempre. Si necesitas todo el stack ($19/mes), sube al plan PYME.

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