Alquiler de equipos y maquinaria en Quipuy: flujo completo con contrato, abonos y factura
Del alquiler al cobro sin cuadernos: contrato impreso, garantía, abonos con recibo, entregas parciales, recordatorios automáticos y factura al SRI.
Si alquilas andamios, concreteras, compactadoras o cualquier equipo por días, conoces el problema: el cuaderno donde apuntas quién se llevó qué, cuándo debía devolverlo y cuánto te ha abonado. Cuando el cliente se atrasa, tú tienes que acordarte de cobrarle. El módulo de Alquileres de Quipuy reemplaza ese cuaderno completo: contrato impreso para firmar, garantía, abonos con recibo, entregas parciales, deudas en rojo, recordatorios automáticos y la factura electrónica al SRI cuando el cliente entrega todo.
Este tutorial recorre el flujo completo con un negocio real de alquiler de maquinaria de construcción como ejemplo.
¿Qué vas a lograr al final?
- Crear un alquiler en menos de un minuto, con contrato listo para imprimir y firmar
- Entender cómo se cuentan los días (y cómo configurar si el fin de semana cobra o no)
- Registrar abonos y entregas parciales, cada uno con su recibo
- Dejar que Quipuy le recuerde al cliente atrasado — por ti, todos los días
- Convertir el alquiler en factura electrónica SRI (o recibo interno) al cerrar
📌 El módulo de Alquileres es un complemento que se activa por empresa. Si no lo ves en tu menú lateral, escríbenos y lo activamos en tu plan.
El tablero: todos tus alquileres de un vistazo
Entra a Alquileres en el menú lateral. El listado te muestra los alquileres activos, cuántos equipos están afuera, el total por cobrar estimado y — lo más importante — los vencidos en rojo, con los días de atraso y el saldo de cada cliente.
Paso 1: Crea el alquiler
Haz clic en + Nuevo alquiler. Lo primero es el cliente y el plazo:
- Cliente: busca por cédula, RUC o nombre. Si no existe, lo creas ahí mismo con autocompletado desde el registro civil.
- Días: cuántos días pacta el cliente. Quipuy te muestra al instante la fecha de entrega calculada.
- IVA: elige Sin (venta interna, para el maestro de obra que no necesita factura) o Con (al final se emite factura electrónica al SRI). Puedes cambiarlo después si el cliente se decide tarde.
- Penalidad: elige Vie, Sáb o Dom — es el último día de la semana que cuenta para el cobro.
¿Cómo funciona la penalidad Vie / Sáb / Dom?
Esta es la pregunta que más nos hacen. Los tres botones definen qué días de la semana cuentan — tanto para los días pactados como para el atraso:
| Elección | Qué significa |
|---|---|
| Vie (Lun–Vie) | Sábados y domingos NO cuentan. Si el cliente entrega el lunes, el fin de semana no se le cobra. |
| Sáb (Lun–Sáb) | Los domingos no cuentan. Trabajas los sábados, el domingo es gratis. |
| Dom (Lun–Dom) | Todos los días cuentan, incluidos fines de semana. |
La regla de conteo es simple: el día que sale el equipo es el día 1, y la fecha de entrega es el último día contado. Además hay una gracia: el cliente puede entregar hasta el día siguiente antes de la hora de corte (09h15 por defecto, configurable) sin que se le cobre día adicional. Después de esa hora, cada día de atraso se cobra a la misma tarifa diaria — sin sorpresas ni multas raras.
Paso 2: Equipos, abono inicial y garantía
Agrega los equipos escaneando el código de barras o buscando por nombre. Cada línea muestra la disponibilidad real de tu bodega (lo que ya está alquilado no se puede volver a alquilar). Si trabajas con varias sucursales y el equipo está en otra bodega, Quipuy te ofrece traerlo con un clic.
Abajo del formulario tienes dos secciones opcionales que salvan discusiones:
- Abono inicial: si el cliente deja un anticipo al llevarse los equipos, regístralo aquí (acepta pago mixto: efectivo + transferencia).
- Garantía: dinero o documento que el cliente deja en prenda — "cédula retenida", "cheque #123". Al final se le devuelve o se aplica al saldo, según acuerden.
Paso 3: Imprime el contrato de alquiler
Al guardar, el botón Contrato de alquiler genera un PDF en doble ejemplar (ORIGINAL para el cliente, COPIA para ti) con los equipos, tarifas, fecha de entrega máxima con hora de corte, la garantía y la cláusula de aceptación con espacio para firmas. El reverso lleva tus términos y condiciones — puedes personalizarlos por empresa.
💡 Después de que el cliente firme, puedes subir la foto del contrato firmado al detalle del alquiler. Queda como respaldo digital por si el papel se pierde.
Paso 4: El alquiler vencido se cobra solo (casi)
Cuando el cliente no entrega a tiempo, el detalle del alquiler te lo dice sin rodeos: banner rojo con los días extra cobrables, saldo actualizado a hoy y la tarjeta Recordar por WhatsApp.
El botón Enviar recordatorio abre WhatsApp (Web o la app) con el mensaje ya redactado en trato de usted: equipos pendientes, días de atraso y saldo estimado. Tú solo revisas y envías.
Recordatorios automáticos: Quipuy no se olvida
Además del WhatsApp manual, cada mañana (7am) el sistema revisa tus alquileres vencidos y:
- Te envía a ti un resumen diario por correo con todos los atrasados y sus saldos.
- Si activas la opción, le escribe al cliente por email: al vencer y luego cada 3 días de atraso (máximo 30 días — no spamea).
Esto se configura en Configuración → Empresa, sección "Recordatorios de alquileres". Ahí mismo cambias la hora límite de entrega (el corte de 09h15) y las cláusulas del contrato.
Paso 5: Registra abonos (con recibo)
El cliente puede abonar cuando quiera — no hace falta esperar a la entrega. En el detalle, Registrar abono pide monto, método, fecha y referencia. Si tienes el módulo de Caja activo y una sesión abierta, el efectivo entra directo al arqueo del día.
Cada abono registrado tiene su recibo en formato ticket (impresora térmica de 80mm): fecha, método, monto y el saldo restante del alquiler. El cliente se lleva su comprobante y se acabaron los "yo ya le aboné".
Paso 6: Entregas parciales o totales
Cuando el cliente trae los equipos — todos o una parte — usa Registrar entrega. Aquí está la magia del módulo:
- El cargo de cada porción entregada se congela con sus días reales al momento de la entrega. Si entrega 2 andamios hoy y 3 la próxima semana, cada entrega se cobra por sus propios días.
- La entrega anticipada cobra días reales: si pactó 7 días y entrega en 4, se le cobran 4.
- Cada entrega también tiene su ticket imprimible como constancia de qué recibiste y cuándo.
- El alquiler se cierra solo cuando todo está entregado.
Así se ve un alquiler con movimiento — entregas con su cargo congelado, abonos y los días corriendo:
Paso 7: Genera la factura (o el recibo interno)
Cuando todo está entregado aparece el botón Generar factura. Según el modo IVA que elegiste:
- Con IVA → se crea la factura y se envía al SRI con firma electrónica. Los abonos se transfieren automáticamente como pagos, y si el cliente abonó de más, el excedente se le devuelve registrado en caja.
- Sin IVA → se genera un recibo de venta interna (sin validez tributaria), el caso típico del maestro de obra. Si el cliente cambia de opinión antes de generar, puedes pasar a Con IVA con un clic.
Bonus: disponibilidad de equipos en tiempo real
¿Cuántas concreteras te quedan libres para alquilar HOY? La pantalla Disponibilidad te lo dice por equipo: libres, afuera, quién los tiene y cuándo regresan. Con semáforo de colores y filtros por entregas vencidas.
El módulo también incluye cotizaciones de alquiler (PDF con precios negociados para el cliente que pregunta) y reservas de alquiler (aparta equipos para una fecha futura, con abono y vencimiento automático). Las dos tienen su propio tutorial: Cotizaciones y reservas de alquiler.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si el cliente entrega un día tarde?
Tiene gracia hasta el día siguiente a la fecha de entrega antes de la hora de corte (09h15 por defecto). Si entrega el día siguiente a las 08h30, no paga día extra. A las 10h00, sí — un día adicional a la misma tarifa.
¿Puedo alquilar sin cobrar los domingos?
Sí. Al crear el alquiler elige penalidad Sáb (Lun–Sáb): los domingos no cuentan ni en los días pactados ni en el atraso. Para obras que paran el fin de semana completo, usa Vie.
¿El transporte o flete se puede cobrar una sola vez?
Sí. Marca el producto como cargo fijo en tu catálogo: se cobra una vez por alquiler, no por día, y no descuenta stock. Ideal para transporte, instalación o mano de obra.
¿Cómo manejo la garantía cuando el cliente entrega todo?
Desde el detalle del alquiler decides: devolverla (sale de caja como egreso registrado) o aplicarla al saldo si el cliente prefiere usarla como pago. Todo queda con rastro.
¿El cliente atrasado recibe recordatorios sin que yo haga nada?
Si activas el email automático, sí: al vencer y cada 3 días, hasta 30 días máximo. El resumen diario para ti llega siempre. El WhatsApp es manual a propósito — sale de tu número, con el mensaje ya armado.
¿Sirve si tengo varias bodegas o sucursales?
Sí. Cada alquiler sale de una bodega concreta, la disponibilidad se muestra por sucursal, y si el equipo está en otra bodega puedes transferirlo al momento con un clic.
Conclusión
El módulo de Alquileres de Quipuy cubre el ciclo completo del negocio de alquiler ecuatoriano: contrato firmado, garantía, abonos con recibo, entregas parciales con días congelados, deudores en rojo, recordatorios que trabajan por ti y la factura electrónica al SRI al cerrar. Todo conectado con tu inventario, tu caja y tu contabilidad.
¿Alquilas equipos, maquinaria, andamios o herramientas? Crea tu cuenta en Quipuy y pide la activación del módulo de Alquileres — en menos de una hora estás operando sin cuaderno.