Cotizaciones y reservas de alquiler en Quipuy: del precio al equipo apartado
El embudo completo antes del alquiler: cotiza con precios negociados y PDF por WhatsApp, aparta los equipos con reserva y abono, y conviértelo en alquiler con un clic.
En el negocio de alquiler de equipos casi ningún cliente llega y se lleva las cosas de una. Primero pregunta el precio ("¿en cuánto me sale la concretera por una semana?"), a veces quiere que le guardes los equipos para el lunes, y recién ahí se concreta el alquiler. Quipuy modela ese embudo completo con dos herramientas que preparan el terreno: cotizaciones de alquiler y reservas de alquiler.
Este tutorial cubre las dos. El paso final — el alquiler en sí, con contrato, abonos, entregas y factura — lo vimos en el tutorial del módulo de Alquileres; léelo primero si aún no lo hiciste.
¿Cuándo usar cada una?
| Herramienta | Para qué sirve | ¿Aparta stock? |
|---|---|---|
| Cotización | El cliente pregunta precios. Le mandas un PDF formal por WhatsApp. | No — es solo un papel con números. |
| Reserva | El cliente confirmó pero retira después. Los equipos quedan apartados (y puede dejar un abono). | Sí — el stock deja de estar disponible. |
| Alquiler | El cliente se lleva los equipos hoy. | Sí — los equipos salen de bodega. |
Los tres comparten el mismo formulario, así que si ya sabes crear un alquiler, ya sabes crear los otros dos.
Parte 1: Cotizaciones de alquiler
Crea la cotización
Entra a Cotizaciones de alquiler → Nueva. El formulario es el mismo del alquiler: cliente, fecha de salida, días, forma de cobro (L–Vie / L–Sáb / L–Dom) e IVA. Con dos campos extra propios de una cotización: emisión y vencimiento (por defecto 15 días — pasada esa fecha, la cotización expira sola).
Precios negociables por línea
Agrega los equipos escaneando o buscando por nombre. La diferencia clave con el alquiler: en la cotización la tarifa por día es editable en cada línea. El vendedor negocia el precio ahí mismo — si el cliente pide rebaja en el vibrador, cambias el 30 por un 25 y el total se recalcula al instante. La columna DISP. te muestra la disponibilidad real para que no cotices lo que no tienes.
Al pie tienes dos salidas: Guardar borrador (queda interna, sin número) o Guardar y compartir (asigna número COT-ALQ y la marca como enviada).
Envíala por WhatsApp y sigue el ciclo
El detalle de la cotización es el centro de control del cierre de la venta:
- PDF / Link público: la cotización tiene un enlace público (sin login) al PDF — el mismo mecanismo de las facturas por WhatsApp.
- WhatsApp: abre WhatsApp con un mensaje listo en trato de usted y el link al PDF. El envío queda registrado en la tarjeta "Envíos".
- Marcar aceptada / rechazada: para llevar el pulso comercial (en rechazadas puedes anotar el motivo).
- Crear alquiler: cuando el cliente dice sí, este botón abre el formulario de nuevo alquiler con todo precargado — cliente, equipos, días y los precios negociados. Solo confirmas y listo.
Así se ve el PDF que recibe el cliente — con los días estimados, la nota de que el total final depende de los días reales de uso, y la vigencia:
El listado de cotizaciones te muestra el estado de cada una (borrador, enviada, aceptada, rechazada, vencida, convertida) — tu embudo de ventas de alquiler en una pantalla.
Parte 2: Reservas de alquiler
Aparta los equipos con fecha y abono
Cuando el cliente confirma pero retira otro día ("guárdame 10 andamios para el lunes"), usa Reservas de alquiler → Nueva. La diferencia con la cotización es física: el stock queda apartado — esos equipos dejan de estar disponibles para otros alquileres desde ya.
Dos cosas para notar en esta pantalla:
- La alerta roja de riesgo: si el cliente tiene deudas de alquileres anteriores, equipos sin entregar o alquileres vencidos, el formulario te lo dice antes de que le apartes más equipos. Tú decides si sigues — pero decides informado.
- Vence la reserva: fecha opcional. Si el cliente no retira hasta ese día, la reserva expira y el stock apartado se libera solo. Déjala vacía si no vence.
El abono es opcional: si el cliente deja un anticipo para asegurar la reserva, regístralo al crearla (o después, con el botón "Registrar abono" del detalle). Si tienes el módulo de Caja activo, el efectivo entra al arqueo del día, igual que en los alquileres.
Entregar los equipos: la reserva se vuelve alquiler
El detalle de la reserva muestra los equipos apartados, los abonos y la fecha de salida prevista. Cuando el cliente llega a retirar, un solo botón hace la magia:
Entregar equipos activa el alquiler: el mismo número ALQ pasa de "Reservada" a alquiler abierto, los abonos ya registrados se arrastran, y desde ahí todo sigue el flujo del tutorial de alquileres — contrato, entregas parciales, recordatorios y factura.
Si el cliente se arrepiente, Cancelar reserva libera el stock y devuelve los abonos automáticamente (con su egreso registrado en caja, para que el arqueo cuadre).
El embudo completo, de punta a punta
- Cotiza → PDF por WhatsApp con precios negociados. Sin comprometer stock.
- Cliente acepta → Crear alquiler desde la cotización (todo precargado), o Reserva si retira después.
- Reserva → equipos apartados + abono opcional + vencimiento que libera solo.
- Cliente retira → Entregar equipos → alquiler activo.
- Alquiler → contrato, abonos, entregas, recordatorios y factura SRI al final.
Cada paso alimenta al siguiente sin volver a teclear nada.
Preguntas frecuentes
¿La cotización compromete mis equipos?
No. Cotizar es solo papel — no reserva ni descuenta stock. Por eso el propio formulario te lo recuerda. Si el cliente quiere asegurar los equipos, eso es una reserva.
¿Puedo cambiar el precio solo para un cliente sin tocar mi catálogo?
Sí — ese es el punto de la cotización: la tarifa editada en cada línea vale para ese documento. Tu tarifa de catálogo queda intacta para el resto.
¿Qué pasa si el cliente nunca retira la reserva?
Si le pusiste fecha de vencimiento, la reserva expira y el stock se libera solo. Si no, el detalle te avisa cuando pasó la fecha para que decidas: extender, entregar o cancelar (devolviendo los abonos).
¿El abono de la reserva se pierde al convertirla en alquiler?
No — se arrastra completo. Al facturar el alquiler, todo lo abonado (en reserva y después) se descuenta del total.
¿Puedo pasar directo de cotización a reserva?
El camino con un clic es cotización → alquiler. Para reservar tras una cotización aceptada, crea la reserva desde su formulario — el buscador de cliente y equipos lo hace en segundos.
¿Cómo sé cuántas cotizaciones se me están cerrando?
El listado muestra los estados (enviada, aceptada, rechazada, vencida, convertida). Las rechazadas guardan el motivo — oro puro para ajustar tus precios.
Conclusión
Cotizaciones y reservas son la antesala del alquiler: la primera te ayuda a cerrar la venta (PDF formal, WhatsApp, precios negociados), la segunda a comprometer los equipos con seguridad (stock apartado, abono, vencimiento automático y semáforo de riesgo del cliente). Y las dos desembocan en el mismo lugar: el alquiler con contrato, entregas y factura que ya conoces.
¿Alquilas equipos o maquinaria? Crea tu cuenta en Quipuy y pide la activación del módulo de Alquileres — cotizaciones y reservas vienen incluidas.