Subir una compra con el XML de tu proveedor: tutorial completo
Sube el XML que te envió tu proveedor y Quipuy arma la compra completa: proveedor, líneas, costos con descuento aplicado, IVA y vencimiento. Tú solo revisas y confirmas.
Cada vez que tu proveedor te factura electrónicamente, te llega un correo con el XML del comprobante. Ese archivo tiene TODO: sus datos, cada producto con su cantidad, precio de lista, descuentos, IVA y hasta el plazo de crédito. Digitarlo a mano es duplicar un trabajo que ya está hecho.
En Quipuy subes ese XML y la compra se arma sola. Este tutorial te muestra el proceso completo con capturas reales, incluyendo lo que el sistema resuelve por ti: costos con el descuento del proveedor ya aplicado, productos vinculados a tu catálogo y tus precios de venta protegidos.
📌 ¿Tienes muchas facturas acumuladas del mes? Para eso existe el importador masivo desde el portal SRI. Este tutorial es para el día a día: llegó la mercadería, llegó el XML, registras la compra en 2 minutos.
¿Qué prellena el XML?
| Dato | De dónde sale |
|---|---|
| Proveedor (RUC + razón social) | Del emisor del XML — si no existe, se crea solo |
| Fecha, número de factura y autorización | Del comprobante |
| Forma de pago y vencimiento | Del XML — si viene con plazo, entra como Crédito a Cuentas por pagar |
| Cada producto: cantidad, costo, descuento, IVA | De las líneas del comprobante |
| Vinculación con tu catálogo | Por código del proveedor o similitud de nombre |
Paso 1: Compras → Nueva compra → Elegir XML
Entra a Compras → Nueva compra. Arriba verás el recuadro "Cargar XML del proveedor". Haz clic en Elegir XML y selecciona el archivo que te envió tu proveedor (el .xml adjunto en el correo, o descargado de su portal).
Paso 2: revisa lo que se cargó
En segundos el formulario queda lleno: proveedor, fecha, número de factura, forma de pago (fíjate cómo detectó Crédito a plazo con su fecha de vencimiento — venía en el XML) y las 40 líneas del comprobante.
Los avisos de arriba te dicen qué pasó con tus productos: cuántos se vincularon automáticamente con tu catálogo y cuántos son nuevos.
Paso 3: entiende la tabla de productos
Aquí está la inteligencia del importador. Mira una línea con calma:
- ✓ vinculado con: — la línea del XML quedó conectada a un producto de TU catálogo (con su nombre completo). Al confirmar, el stock y el costo se actualizan en ese producto.
- Costo s/IVA con la nota "lista · desc" — si tu proveedor factura con precio de lista + descuento, Quipuy te muestra el costo real por unidad (lista menos descuento). Ese es el costo que se guarda en tu producto y en tu kardex — no el de lista inflado.
- PVP en rojo y vacío — los productos nuevos no traen precio de venta: ese número es una decisión tuya, no un cálculo. Defínelo con calma; el sistema jamás te pone el costo como precio de venta.
- Mayorista precargado — si el producto vinculado ya tiene tarifa mayorista, aparece automáticamente. Solo se actualiza en el catálogo si tú la cambias.
- Margen — calculado sobre el costo real, para que veas al instante si el precio de venta te da la ganancia que esperas.
⚠️ Si te llegaron menos ítems de los facturados, ajusta las cantidades ahora — el descuento del proveedor se recalcula proporcionalmente solo. Una vez vendida mercadería de esta compra, ya no podrás editarla.
Paso 4: productos nuevos — "Crear en catálogo"
Las líneas con la etiqueta ámbar Crear en catálogo son productos que no existen en tu inventario. Al hacer clic, Quipuy primero te muestra candidatos parecidos de tu catálogo (con porcentaje de similitud) — porque muchas veces el producto SÍ existe, solo que el proveedor lo llama distinto.
- Si uno de los candidatos es tu producto → Es este. La línea queda vinculada y Quipuy recuerda el código del proveedor para la próxima vez.
- Si es realmente nuevo → completa el formulario y Crear y vincular. El SKU propuesto es el código del proveedor, pero puedes poner el tuyo (o generar uno automático con el botón ⚡). El costo ya viene con el descuento aplicado, y el precio de venta se sugiere con un margen del 40% que puedes ajustar.
Paso 5: confirma la compra (una sola vez)
Revisa el total contra la factura física y pulsa Confirmar compra. El sistema te resume lo que va a pasar y te avisa si dejaste líneas sin precio de venta:
Al confirmar:
- El stock entra a tu inventario (valorado al costo real)
- El costo de cada producto vinculado se actualiza
- Si es a crédito, la deuda queda en Cuentas por pagar con su vencimiento
- Si tienes contabilidad activa, el asiento se genera solo
Las 3 reglas de oro
- ¿No has pagado la factura? Deja la forma de pago en Crédito (a plazo). "Efectivo" significa "pagué ahora mismo del cajón" y registra la salida en tu caja.
- Confirma una sola vez, al final. Revisa cantidades y precios con calma en el borrador. Puedes guardar el borrador y retomarlo después — guardar borrador no crea productos ni mueve stock.
- El precio de venta es tuyo. Los campos en rojo son un recordatorio, no un error: puedes confirmar sin llenarlos y definir el precio después en Productos.
Preguntas frecuentes
¿Qué archivos acepta?
El XML del comprobante autorizado por el SRI (el que tu proveedor te envía por correo). Un archivo por compra.
¿Y si la compra ya existe en Quipuy?
El sistema detecta la clave de acceso duplicada y te avisa antes de guardar — imposible registrar la misma factura dos veces.
¿Qué pasa si mi proveedor factura con descuentos?
Quipuy muestra y guarda el costo efectivo (lista − descuento). En la tabla ves la nota "lista $X · desc $Y" para que compares contra la factura física.
¿Puedo cambiar el código (SKU) del producto nuevo?
Sí. El código del proveedor solo se usa como sugerencia al crear; tu SKU manda. Y si vinculas a un producto existente, su SKU no se toca — el código del proveedor queda guardado como alias para el auto-match de las próximas compras.
¿El precio de venta de mis productos cambia al importar?
No, salvo que tú lo cambies. Si editas un PVP, al confirmar verás el diálogo "Detectamos cambios de precio" donde marcas explícitamente qué productos actualizar.
Me equivoqué después de confirmar, ¿puedo corregir?
Sí, con Volver a editar en el detalle de la compra — el stock se revierte solo. El límite: si ya vendiste productos de esa compra, la compra queda cerrada y lo correcto es registrar una nueva.
Conclusión
Registrar compras dejó de ser digitación: subes el XML, revisas costos y precios, confirmas una vez. Stock, costos reales, cuentas por pagar y contabilidad quedan alineados con un solo clic.
¿Todavía registras tus compras a mano? Crea tu cuenta gratis en Quipuy y prueba con el próximo XML que te llegue — son 2 minutos.