Cuentas por cobrar y plan de cuotas en Quipuy
Vende a crédito sin perder el control. Plan formal de N cuotas, abonos FIFO, recordatorios de vencimiento y estado de cuenta en PDF para cada cliente.
Si vendes a crédito en tu negocio, te conozco la película: papeles, cuadernos, "creo que me debe...", llamadas para preguntar cuándo paga. Quipuy te da el módulo de Cuentas por Cobrar con plan formal de cuotas para que esto deje de ser un dolor de cabeza.
Este tutorial te lleva desde vender a crédito hasta cobrar el último abono — con todas las opciones del medio.
¿Qué resuelve este módulo?
Para que vendas a crédito de forma seria:
| Necesidad | Solución de Quipuy |
|---|---|
| Llevar control de quién te debe | Listado CxC con saldo por cliente y por factura |
| Dividir el pago en cuotas | Plan formal de cuotas con N pagos y fechas |
| Recibir abonos parciales | Cascada FIFO que distribuye automáticamente |
| Mostrarle al cliente cuánto debe | Estado de cuenta PDF descargable o por WhatsApp |
| Saber qué cuotas vencen pronto | Vista de vencimientos con alertas visuales |
| Generar contabilidad correcta | Asientos contables automáticos al cobrar |
Antes de empezar — lo que necesitas
- Empresa con módulo de ventas activo
- Clientes con datos identificados (RUC/cédula y email recomendado)
- Saber los términos de tus créditos: 30/60/90 días, cuotas mensuales/quincenales, etc.
📌 Recomendación: si das crédito a varios clientes, dedica 10 minutos a definir tu política antes (plazo máximo, monto mínimo para crédito, recargo por mora). Después es más fácil aplicarla consistente.
Paso 1: Vende a crédito al emitir la factura
Cuando emites una factura nueva, en el selector Forma de pago elige Crédito. Esto activa los campos relacionados con el plan de pago.
Crédito simple vs Plan de cuotas:
- Crédito simple: una sola fecha de vencimiento (ej. "paga en 30 días el total"). Útil para créditos pequeños o de plazo único.
- Plan de cuotas: N pagos con fechas específicas (ej. "$100 ahora + 5 cuotas mensuales de $200 cada una"). Útil para créditos grandes o ventas a plazos.
Paso 2: Configura un plan formal de cuotas
Si eliges Plan de cuotas, aparecen los campos para configurarlo:
Campos:
- Número de cuotas: entre 2 y 36
- Primer vencimiento: fecha en la que vence la primera cuota (suele ser 30 días después de hoy)
- Frecuencia: Mensual (30 días entre cuotas) o Quincenal (15 días)
Preview en vivo: a medida que cambias los campos, Quipuy te muestra cada cuota con su fecha y monto. La última cuota lleva el residuo si el total no divide exacto entre N (ej. $100 en 3 cuotas → $33.33, $33.33, $33.34).
Paso 3: Recibe un pago inicial al momento (opcional)
Si el cliente te paga una parte AL MOMENTO de la venta (no por crédito), llena el campo Pago inicial recibido con el método y monto correspondiente.
Cascada FIFO: si el pago inicial cubre más de una cuota, Quipuy lo distribuye automáticamente:
- Cuota 1: $200 → cubierta totalmente con $200 del inicial
- Cuota 2: $200 → cubierta totalmente con otros $200
- Cuota 3: $200 → restan $100 del inicial → marca PARCIAL
- Cuota 4 y 5: $200 cada una → quedan PENDIENTES
Esto evita que tengas que registrar manualmente "qué porción de qué pago va a qué cuota".
Paso 4: Mira la vista de cuentas por cobrar
Ve a Ventas → Cuentas por cobrar para ver el dashboard consolidado con TODO lo que te deben.
Vistas disponibles:
- Por factura: cada fila es una factura pendiente con su saldo
- Por cliente: agrupa por cliente con saldo total + vencido
Filtros útiles:
- Vencido: solo facturas con cuotas atrasadas
- Próximo (≤30 días): vence en menos de un mes
- Al día: pago al corriente
Paso 5: Registra un abono cuando el cliente paga
Cuando recibes un pago de un cliente, click en Abonar de la fila correspondiente. Se abre el sheet de abono.
Campos:
- Monto: lo que el cliente paga
- Método: Efectivo, Transferencia, Tarjeta, Cheque
- Referencia: opcional pero útil para transferencias (n° de operación)
- Fecha: por defecto hoy, puedes back-datar si recibiste el pago días antes
- Asignar a cuota específica: por defecto FIFO (la más antigua primero), pero puedes elegir manualmente
El recibo de abono se genera automáticamente en PDF (formato POS 80mm) con todos los datos: monto, método, distribución por cuotas, saldo restante. Puedes imprimirlo o mandarlo por WhatsApp.
Paso 6: Imprime o comparte el estado de cuenta
Si el cliente quiere ver su historial completo, ve a Cuentas por cobrar → Click en el cliente → Estado de cuenta PDF.
Lo que sale en el PDF:
- Tus datos de emisor (RUC, razón social, dirección, teléfono)
- Datos del cliente (RUC, nombre, email)
- Lista de facturas con su saldo
- Lista de abonos con su fecha y método
- Total adeudado al cierre
Compartir: puedes mandar el PDF por WhatsApp / email igual que las facturas — usa el botón de share en el detalle.
Paso 7: Cierra la deuda cuando se paga el último abono
Cuando recibes el abono final, Quipuy marca automáticamente la factura como PAGADA y la saca del listado de CxC.
Trazabilidad completa:
- Cada abono queda registrado con quién lo hizo (cajero), fecha, método y referencia
- Si te equivocaste registrando un abono, puedes anularlo desde su historial (gerente/contadora)
- La factura conserva su número SRI original — solo cambia su estado a PAGADA
Errores comunes y cómo resolverlos
"El abono excede el saldo pendiente"
Estás intentando registrar más de lo que el cliente debe. Solución: revisa el saldo en el detalle de la factura. Si el cliente pagó "una vuelta de más", registras solo lo que falta y el sobrante lo manejas como anticipo para una próxima factura.
"No puedo cambiar el plan de cuotas después de emitir"
Una vez que la factura está AUTORIZADA por el SRI, el plan original es inmutable. Solución: si necesitas refinanciar, recibe el saldo actual con un abono completo y emite una nueva factura con el nuevo plan.
"El cliente desapareció / no contesta"
Quipuy no automatiza la cobranza en sí (eso es proceso humano). Pero el sistema mantiene el saldo siempre visible para que sepas cuánto te deben y cuánto tiempo tienen vencido. Cuando ya no hay forma de cobrar, emite una NC por el monto pendiente para limpiar el saldo en libros.
"El abono se asignó a la cuota equivocada"
La cascada FIFO siempre asigna a la cuota MÁS ANTIGUA primero. Solución: si quieres forzar el abono a una cuota específica, en el sheet de abono hay un selector "Asignar a cuota específica" — eliges manualmente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cobrar parcialmente una cuota?
Sí. Si la cuota es $500 y el cliente paga $200, la cuota queda con status PARCIAL y saldo $300. Los siguientes abonos se aplican a la misma cuota hasta cubrirla.
¿Quipuy me avisa cuando vence una cuota?
Hoy NO hay notificaciones push automáticas. El dashboard de CxC tiene la columna "Vence en X días" que se actualiza en tiempo real. Próxima feature en roadmap: recordatorios por WhatsApp/email automáticos al cliente.
¿Puedo cobrar intereses por mora?
Sí, pero NO se calcula automático todavía. Cuando registras el abono, sumas tú el interés al monto si aplica. Próxima feature: cálculo automático con tasa configurable.
¿Cómo se contabiliza un abono?
DEBE: caja/banco (según método); HABER: cuentas por cobrar del cliente. El asiento se genera automático si tienes el módulo accounting activo.
¿Las cuotas afectan el ATS?
No directamente. El ATS solo registra emisión de facturas y NC. Los abonos son movimientos financieros que no van al ATS — los reporta tu contador como cobros en el formulario 103/104.
¿Puedo importar el saldo inicial de un cliente que viene de otro sistema?
Sí, pero NO desde CxC directamente. Emites una factura nueva por el saldo histórico (con nota "Saldo migrado desde sistema X"). Después funciona normal.
Conclusión
CxC convierte la cobranza en algo predecible. Ya no es "creo que me debe..." sino "te debo $XXX y vence el dd/mm". Eso solo te da poder para gestionar la relación profesionalmente.
Próximos tutoriales:
- Caja diaria con apertura, movimientos y arqueo — si tienes cajero físico
- Reservas y abonos parciales — para anticipos antes de facturar
- ATS mensual: generar y presentar al SRI — la conciliación con el SRI
¿Tienes un caso de cobranza raro? Escríbenos a soporte@quipuy.com con el detalle y vemos cómo modelarlo en Quipuy.
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