Reservas y abonos parciales en Quipuy
Cobra anticipos antes de entregar el producto o servicio. Reservas con abonos parciales y conversión final a factura electrónica.
Algunos negocios cobran adelantos antes de entregar el producto o servicio: un mueble por encargo, una capacitación, un evento, una guitarra de $1500 que el cliente paga en abonos hasta llevársela. Esto se llama reserva o apartado, y es distinto de vender a crédito.
Quipuy tiene un módulo dedicado a Reservas que separa este flujo del de ventas regulares, y al final lo convierte automáticamente en factura electrónica al SRI.
¿Cuándo usar reservas?
Las reservas son útiles cuando:
- Vendes a pedido y el cliente paga adelanto para garantizar el encargo
- Tienes productos de gran ticket que el cliente quiere ir pagando antes de retirar
- Ofreces clases o servicios futuros con pago anticipado
- Manejas eventos donde el cliente reserva con seña
Diferencia clave con cuentas por cobrar:
| Reserva | Cuenta por cobrar |
|---|---|
| Cobras ANTES de entregar | Cobras DESPUÉS de entregar |
| No hay factura SRI todavía | Ya hay factura SRI emitida |
| Si cancela, devuelves abonos | Si no paga, tienes que cobrar (juicio si hace falta) |
| Cuando entrega = factura | Ya entregaste, solo esperas cobro |
Antes de empezar — lo que necesitas
- Módulo de reservas activo en tu empresa
- Cliente identificado (RUC/cédula recomendado para que después la factura sea legal)
- Política clara sobre cancelaciones: ¿devuelves todo? ¿retienes un %?
📌 Tip: si vendes en mostrador sin reservas (cobras y entregas al instante), no necesitas este módulo. Las ventas normales con "+ Nueva venta" cubren el 90% de casos.
Paso 1: Crea una nueva reserva
Ve a Ventas → Reservas / Apartados y click en + Nueva reserva.
Paso 2: Selecciona el cliente y agrega productos
El form es similar al de una venta normal: cliente arriba, productos al medio, totales abajo.
Diferencia con venta normal:
- El stock no se afecta hasta que la reserva se convierte en factura
- En el listado de productos, los items reservados aparecen como "X uds reservadas" para que no los vendas dos veces
- El número de reserva es interno (no SRI) — formato
RES-XXXXXX
Paso 3: Configura el abono inicial
Antes de guardar la reserva, el cliente paga la seña. Llena los campos:
Campos del abono inicial:
- Monto: lo que paga ahora
- Método: Efectivo, Tarjeta, Transferencia
- Referencia: opcional (n° transferencia, n° voucher)
- Fecha: por defecto hoy
Saldo restante: se calcula automático = Total reserva - Abono inicial. Es lo que el cliente debe pagar antes de retirar.
Paso 4: Registra abonos posteriores
Cuando el cliente vuelve a pagar (parte del saldo o el saldo completo), entras al detalle de la reserva y click en + Registrar abono.
El historial de abonos queda visible en el detalle de la reserva. Útil cuando el cliente pregunta "¿cuánto llevo pagado ya?" — le muestras el detalle completo.
Recibo por abono: cada abono genera automáticamente un PDF de recibo (formato POS 80mm) que puedes imprimir o mandar por WhatsApp.
Paso 5: Convierte la reserva en factura cuando entregues
Cuando el cliente paga el último abono y va a retirar el producto, conviertes la reserva en factura electrónica.
Lo que pasa al convertir:
- Se crea una factura electrónica nueva con todos los datos de la reserva
- Se asigna secuencial SRI y se firma/envía como cualquier factura
- Los abonos previos se transfieren como pagos de esa factura
- El stock se descuenta del inventario (recién ahora — antes solo estaba reservado)
- La reserva queda como cerrada/completada con referencia a la factura emitida
Paso 6: Maneja cancelaciones con devolución de abonos
Si el cliente cancela antes de retirar, ve al detalle de la reserva y click en Cancelar reserva. Quipuy te pregunta cuánto devuelves.
Casos típicos:
- Cancelación con devolución total: devuelves 100% de lo abonado. Quipuy registra el egreso de caja.
- Cancelación con retención: devuelves parcial (ej. 80%). El 20% queda como ingreso por penalidad.
- Cancelación sin devolución: el cliente pierde los abonos. Se registra como ingreso completo por penalización.
Reembolso a tarjeta: si el abono fue con tarjeta, el reembolso lo procesas por separado en tu pos virtual. Quipuy solo registra el movimiento contable.
Errores comunes y cómo resolverlos
"El abono excede el saldo restante"
Estás registrando más de lo que falta para completar la reserva. Solución: revisa el saldo actual antes de ingresar el monto. Si el cliente quiere "pagar de más" como anticipo de otra cosa, registra solo lo que cubre el saldo y maneja el resto como nuevo movimiento.
"Producto reservado ya no tiene stock"
Cuando vas a convertir la reserva en factura, el sistema verifica stock. Si lo vendiste por error a otro cliente, te bloquea. Solución: repón el stock (compra al proveedor) o anula esta reserva con devolución total.
"Quiero modificar la reserva (cambiar producto)"
Si todavía no hay abonos, puedes editar libre. Si ya hay abonos, NO puedes cambiar productos o cantidades — tendrías que cancelar y crear una reserva nueva.
"Convertí a factura pero el SRI rechaza"
Pasa cuando los datos del cliente no son válidos para producción (CONSUMIDOR FINAL en producción, dirección incompleta). Solución: edita el cliente con datos correctos y vuelve a intentar la conversión.
Preguntas frecuentes
¿La reserva genera IVA?
NO, mientras es reserva no hay venta consumada. El IVA aparece cuando se convierte en factura SRI. Los abonos previos son simplemente cobros parciales sin IVA todavía.
¿Y si la reserva dura meses?
Sin problema. Quipuy mantiene la reserva activa indefinidamente. El stock queda reservado todo ese tiempo (si quieres liberarlo, cancela la reserva).
¿Cómo aparece en la contabilidad?
Los abonos a reserva se registran como anticipos de clientes (pasivo). Cuando se convierte en factura, se reclasifica como ingreso por ventas y se compensa con el anticipo.
¿Puedo reservar un servicio en lugar de un producto?
Sí. Las reservas aceptan SERVICIO igual que productos. Útil para clases, consultorías, asesorías que se pagan adelantado.
¿Y si el cliente paga más del saldo?
Quipuy te bloquea registrando solo el saldo. Si el cliente quiere "dejar plata para otra cosa", crea una nueva reserva con el excedente.
¿Tengo que emitir factura por cada abono?
NO. Los abonos a reserva NO van al SRI mientras están como reserva. Solo se emite UNA factura al final, con el monto total y los abonos como pagos previos.
Conclusión
Las reservas son el patrón perfecto para negocios que prometen entregar algo en el futuro. Te dan control sobre el flujo de caja sin complicar la facturación al SRI.
Próximos tutoriales:
- Cuentas por cobrar y plan de cuotas — el otro extremo (entregas y cobras después)
- Caja diaria con apertura, movimientos y arqueo — para mostrador físico
- ATS mensual: generar y presentar al SRI — el cierre fiscal
¿Modelas tu negocio con reservas pero no encaja del todo? Escríbenos a soporte@quipuy.com con el caso concreto.
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