Registrar productos e inventario inicial en Quipuy

Antes de emitir tu primera factura con productos, necesitas tener tu catálogo armado. Este tutorial te lleva paso a paso desde crear un solo producto hasta importar miles desde Excel, pasando por precios mayoristas, stock inicial, categorías e imágenes.

Si todavía no creaste tu cuenta, empieza acá. Si recién la creas, te recomiendo seguir primero Primeros pasos en Quipuy para configurar tu empresa, firma y establecimiento.

¿Qué vas a lograr al final?

• Saber qué información necesita cada producto para vender al SRI sin errores
• Crear productos con código de barras, varios niveles de precio y unidad de medida
• Cargar stock inicial y entender la diferencia entre BIEN y SERVICIO
• Importar cientos o miles de productos desde un Excel
• Organizar tu catálogo con categorías y mantener el inventario al día

Antes de empezar — lo que necesitas

1. Una empresa configurada en Quipuy con régimen tributario seleccionado
2. Lista de productos o servicios que vendes (mínimo nombre y precio)
3. Si vas a importar masivamente: archivo Excel con tu catálogo actual (cualquier formato — luego lo adaptas)
4. (Opcional) Fotos de tus productos si quieres que aparezcan en el catálogo y en facturas

📌 Tip: si vendes pocos productos (5–30), créalos uno por uno desde la UI. Si tienes más de 100, usa el importador masivo desde el paso 7.

Paso 1: Entra al módulo Productos

Desde el dashboard, ve al menú lateral Inventario → Productos. Vas a ver el listado de productos de tu empresa (vacío si recién empiezas) con cards de estadísticas arriba.

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Las 4 stat cards te muestran de un vistazo: total de productos, stock bajo (debajo del umbral medio), sin stock (en cero) y valor total del inventario (suma de stock × costo).

Paso 2: Crea tu primer producto

Click en + Nuevo producto. Se abre un Sheet lateral con el formulario.

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Campos obligatorios:

• SKU (código interno): único por empresa. Sirve para que el cajero busque rápido por código.
• Nombre: lo que aparece en la factura. Sé claro — "Camisa polo azul talla M" es mejor que "Camisa".
• Tipo:
  • BIEN → tiene stock físico, se descuenta al vender
  • SERVICIO → no afecta inventario (consultoría, instalación, mano de obra)
• Unidad de medida: del catálogo SRI tabla 27 (UNIDAD, KILOGRAMO, METRO, HORA, etc.)
• IVA: 0% o 15% (Ecuador 2026)
• Precio base (sin IVA): el precio que cobras al cliente final

Campos opcionales pero útiles:

• Código de barras (EAN-13 o UPC-A): para escanear en el POS
• Código auxiliar: si tu sistema viejo usaba otro código
• Costo: para calcular margen y reportes de utilidad
• Categoría: para organizar el catálogo (paso 5)

⚡ Atajo: si dejas el SKU vacío y haces click en la varita mágica ✨, Quipuy genera uno tipo PRD-000001, PRD-000002... correlativo por empresa.

Paso 3: Define precios mayoristas o por tarifa

Los productos de Quipuy soportan N niveles de precio con nombres arbitrarios. Útil cuando vendes:

• Al detalle vs al por mayor
• A clientes finales vs distribuidores
• Con precio normal vs precio promocional

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Cómo funciona en la venta:

Cuando emites una factura y agregas el producto, aparece un selector de tarifa en el botón "Editar" de la línea. El cajero elige Base / Mayorista / VIP / Manual.

Precio fijo (checkbox is_price_fixed): si lo activas, bloquea el input de precio en la venta. Útil para productos de precio publicado (combustibles, medicamentos regulados).

Paso 4: Carga stock inicial

Si recién empezás con Quipuy y ya tienes productos físicos en bodega, ingresa el stock inicial en el form del paso 2 (campo stock_inicial).

Quipuy genera automáticamente un movimiento INVENTARIO_INICIAL en el kardex con esa cantidad como entrada. Desde ese momento, cada venta descuenta stock y cada compra suma.

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Tipos de movimiento en el kardex:

Stock negativo: si tu empresa lo permite (toggle en /dashboard/configuracion/empresa), puedes vender sin stock y el saldo queda en negativo. Si no, Quipuy bloquea la venta hasta que repongas. PYMEs estrictas con inventario suelen tenerlo bloqueado.

Paso 5: Organiza tu catálogo con categorías

Ve a Inventario → Productos → Categorías. Crea las categorías que necesites (Bebidas, Lácteos, Limpieza, Servicios, etc.) y asigna los productos al editarlos.

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Buenas prácticas:

• Usa categorías de primer nivel amplias (entre 5 y 20). Más de eso, agrupar.
• El filtro de categoría en el listado de productos te muestra el conteo en cada una.
• Categorías inactivas siguen en la base pero no aparecen en el selector de nuevo producto.

Paso 6: Importa cientos de productos desde Excel

Si vienes de otro sistema (Datil, Geven, Alegra, hoja de cálculo) o tienes muchos productos, usa el importador masivo.

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Flujo de import:

1. Click en Importar masivo → se abre Sheet con instrucciones
2. Descarga la plantilla XLSX con las columnas exactas que necesita Quipuy
3. Copia tus datos del Excel viejo a la plantilla:
   • sku (obligatorio, único)
   • nombre (obligatorio)
   • tipo: BIEN o SERVICIO (default BIEN)
   • unidad_medida (default UNIDAD)
   • precio (sin IVA)
   • iva: 0 o 15
   • categoria (opcional, se crea si no existe)
   • costo, stock_inicial, codigo_barras, codigo_auxiliar, descripcion (opcionales)
4. Sube el XLSX → Quipuy muestra preview marcando filas válidas (verde) y errores (rojo)
5. Click en Confirmar → se procesan en lotes de 1000

Límite: 2.000 productos por carga. Si tienes más, divide el Excel en lotes.

Sobre los precios con IVA incluido: muchos sistemas viejos guardan el precio CON IVA. Si tu Excel viene así, antes de importar divide cada precio entre 1.15 (para IVA 15%). Hay tiendas que tienen su precio "con IVA" memorizado — el importador espera precio SIN IVA en la columna.

Paso 7: Edita y ajusta stock cuando haga falta

En el listado de Productos, al pasar el mouse sobre una fila aparece el ícono ✏️ Editar. Te abre el Edit Sheet con todos los campos para modificar.

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Ajuste de stock — casos típicos:

• Hiciste un inventario físico y faltan 3 unidades → ingresa -3 → genera AJUSTE_NEG
• Encontraste 5 unidades extras en bodega → ingresa +5 → genera AJUSTE_POS
• Producto perdido / dañado → ingresa la cantidad negativa con nota explicativa

Quién puede ajustar stock: por seguridad, los ajustes NEGATIVOS están restringidos a contadora y gerente. El rol auxiliar (vendedor) puede ver pero no ajustar para evitar que tape mermas o pérdidas no autorizadas.

Kardex completo: ve a Inventario → Movimientos para ver todos los movimientos de un producto cronológicamente, con su tipo, cantidad, referencia (n° de factura/compra) y usuario que lo hizo.

Errores comunes y cómo resolverlos

"SKU duplicado al importar"

Tu Excel tiene el mismo SKU en dos filas, o ya existe en Quipuy. Solución: revisa el preview — el importador te marca exactamente qué filas chocan. Si es duplicado dentro del mismo archivo, dale un sufijo (SKU-2, SKU-3). Si ya existe en Quipuy, decide si actualizar (no soportado en importación, hazlo manualmente) o renombrar el nuevo.

"Stock negativo no permitido"

Quieres vender más de lo que tienes en stock. Solución: o repones stock (compra o ajuste positivo), o el admin habilita el flag allow_negative_stock desde Configuración → Empresa (no todas las empresas lo permiten).

"Producto no aparece al facturar"

Causas típicas:

1. Está marcado como inactivo (revisa el toggle en Edit Sheet)
2. Estás buscando por nombre y el producto tiene SKU pero no coincide el nombre exacto
3. Tienes más de 500 productos y el buscador es server-side — escribe al menos 2 caracteres para que dispare la búsqueda

"El precio sale con IVA cuando debería ser sin IVA"

Quipuy guarda los precios siempre sin IVA en la columna unit_price. El precio "con IVA" se calcula al vuelo. Si importaste precios con IVA incluido, edita el producto y corrige (o re-importa dividiendo entre 1.15).

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre BIEN y SERVICIO?

Un BIEN tiene stock físico y se descuenta cuando vendes. Un SERVICIO (consultoría, instalación, mano de obra, capacitación) no afecta inventario — siempre tiene "stock infinito". Para el SRI, en el XML se reportan distinto en algunos casos (ATS, retenciones). Si dudas, elige BIEN por defecto.

¿Tengo que poner código de barras a todos?

No. Es opcional. Solo lo necesitas si tienes lector físico de barras en el mostrador. Sin código de barras, el cajero busca por nombre o SKU. Si lo agregas, Quipuy valida el dígito EAN-13 / UPC-A automáticamente.

¿Puedo cambiar un producto de BIEN a SERVICIO después?

Solo si el stock actual está en cero. Quipuy bloquea el cambio si tiene stock > 0 porque rompería la trazabilidad del kardex. Si necesitas hacerlo, primero ajusta a 0 con AJUSTE_NEG, luego cambia el tipo, luego vuelve a ajustar (si aplica).

¿Cómo manejo combos o paquetes?

Quipuy no tiene "bundles" automáticos todavía. Si vendes "Pack 3 jugos", créalo como producto separado con su propio SKU. Cuando facturas, sale como una sola línea con su precio. El descuento de stock lo manejas con ajustes manuales (resta 3 al jugo individual cuando vendes 1 pack) o emites 2 líneas en la factura.

¿Qué pasa con productos descontinuados?

No los borres — marca como inactivo (toggle en Edit Sheet). Quedan en la base con su historial de ventas, pero no aparecen en el combobox al facturar nuevas ventas. Si los borras, perderías la trazabilidad de las facturas viejas que los referencian.

¿Hay límite de productos en mi cuenta?

Depende del plan. Los planes mensuales (Emprendedor, PYME, Contable) son ilimitados. Los planes prepago FE100, FE250, etc. están atados a número de comprobantes al SRI, no de productos — así que tampoco hay tope para el catálogo.

Conclusión

Con esto tu catálogo de productos está listo para vender. El siguiente paso lógico depende de tu negocio:

• Si vendes a clientes habituales: Configurar cuentas por cobrar y plan de cuotas
• Si recibes facturas de proveedores: Importar compras con XML del SRI — actualizan stock automáticamente
• Si tienes cajero físico: Caja diaria con apertura, movimientos y arqueo
• Si todavía no emitiste: Emitir tu primera factura electrónica

¿Algo del módulo de productos no se comporta como esperabas? Escríbenos a soporte@quipuy.com y lo revisamos. Nuestro objetivo es que el inventario sea silencioso — que funcione bien sin que tengas que pelearte con él.

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