Primeros pasos en Quipuy: del registro a tu primera factura
Te llevo paso a paso desde que creas tu cuenta hasta que emites tu primera factura electrónica al SRI. 8 pasos, sin saltarte nada.
Acabas de crear tu cuenta en Quipuy y te preguntas qué hacer primero. Este tutorial te lleva del registro hasta tu primera factura autorizada por el SRI en menos de 5 minutos. Necesitas tu RUC, tu certificado de firma electrónica (.p12) y los datos básicos de tu empresa.
Si todavía no tienes cuenta, créala acá y vuelve a este tutorial. Cuando entres por primera vez, Quipuy abre automáticamente un asistente de configuración que te guía paso a paso por todo lo que vas a leer en este artículo. Puedes seguir el asistente directamente, o tomarte tu tiempo usando este tutorial como referencia.
¿Qué vas a lograr al final?
- Una empresa configurada en Quipuy con tu RUC y datos fiscales
- Tu certificado de firma electrónica cargado y validado
- Un establecimiento con su punto de emisión activo
- Un cliente registrado
- Una factura electrónica autorizada por el SRI con clave de acceso y autorización
Antes de empezar — lo que necesitas a la mano
- Tu RUC de 13 dígitos (termina en
001) - Certificado de firma electrónica en archivo
.p12con su contraseña- Si no lo tienes todavía, lee acá cómo obtenerlo
- Datos de tu empresa: razón social, nombre comercial, dirección, ciudad
- Tu logotipo (opcional, pero recomendado)
📌 Tip: ten todo en una carpeta antes de empezar. El proceso completo te toma menos de 5 minutos si tienes los datos listos.
⚡ Atajo: si recién te registras, el asistente de configuración te aparece automáticamente al entrar al dashboard. Tiene los mismos 4 pasos que verás abajo (Empresa → Firma → Establecimiento → Primera factura) en formato guiado con barra de progreso. Si lo cerraste, puedes volver desde Configuración → Onboarding.
Paso 1: Registra tu cuenta y empresa
Entra a quipuy.com/registro y elige el plan que más se ajusta a tu negocio. Si quieres probar el sistema antes de pagar, puedes emitir hasta 5 comprobantes de prueba en ambiente PRUEBAS del SRI sin costo. Más adelante cambias de plan cuando estés listo para producción.
Al terminar, recibirás un correo de verificación. Confírmalo y entrarás directo al dashboard.
Paso 2: Configura los datos fiscales de tu empresa
Antes de emitir cualquier comprobante, el SRI exige que tu empresa tenga los datos completos. Ve al menú lateral en Configuración → Empresa.
Campos críticos para el SRI:
- Razón social: exacto como aparece en tu RUC
- Dirección matriz: con calle, número y referencia
- Régimen tributario: GENERAL, RIMPE Emprendedor o RIMPE Negocio Popular
⚠️ Importante: si eres RIMPE, el sistema lo agrega automáticamente en la leyenda obligatoria del XML. Si no lo configuras bien, el SRI rechaza tus facturas.
Paso 3: Carga tu certificado de firma electrónica (P12)
El certificado .p12 es lo que permite firmar tus comprobantes para que el SRI los autorice. Ve a Configuración → SRI.
Al subir el certificado, Quipuy:
- Valida que la contraseña sea correcta (parsea el archivo antes de guardarlo)
- Extrae los datos: titular, fecha de emisión y fecha de vencimiento
- Cifra el archivo y lo guarda en un bucket privado
- Muestra un badge verde si está activo, ámbar si vence en menos de 30 días, rojo si está vencido
🔒 Sobre la seguridad: tu contraseña se cifra con AES-256-GCM usando una clave maestra que NO está en la base de datos. Aunque alguien tuviera acceso al certificado, no podría usarlo sin la clave maestra.
Paso 4: Configura tu establecimiento y punto de emisión
El SRI exige que cada factura lleve un código de establecimiento (3 dígitos, ej. 001) y un punto de emisión (3 dígitos, ej. 001). Esto forma parte del número de comprobante: 001-001-000000001.
Ve a Configuración → Establecimientos.
Casos típicos:
- Primera vez emitiendo: deja los campos de secuencial inicial en
0. Tu primera factura será001-001-000000001. - Migrando de otro sistema (ej. Datil): pon el último número que emitiste. Si tu última factura allá fue
001-051-000000034, ingresa34en "Factura". Tu próxima factura en Quipuy será la35.
Paso 5: Cambia el ambiente a PRODUCCIÓN
Cuando configuras la empresa, Quipuy arranca en ambiente PRUEBAS del SRI. En este ambiente puedes emitir todo lo que quieras para probar, pero los comprobantes no tienen validez fiscal.
Cuando estés seguro de que todo funciona, cambia a PRODUCCIÓN desde Configuración → SRI.
📌 Recomendación: emite tu primera factura en PRUEBAS para confirmar que todo el ciclo funciona (firma, envío, autorización). Una vez que recibes el primer "AUTORIZADO", cambias a PRODUCCIÓN.
Paso 6: Crea tu primer cliente
Ve a Clientes → + Nuevo cliente. Para personas naturales con cédula o pasaporte, no necesitas RUC; el sistema lo detecta automáticamente.
Tipos de identificación SRI:
- 04 RUC: para sociedades o personas naturales con RUC
- 05 Cédula: persona natural sin RUC
- 06 Pasaporte: extranjeros sin cédula EC
- 07 Consumidor final: cliente anónimo (usa el RUC ficticio
9999999999999)
Paso 7: Emite tu primera factura
Click en Ventas → + Nueva venta. Vas a ver el editor tipo POS con búsqueda de productos arriba.
Tienes 2 botones para guardar:
- Guardar venta → queda como venta interna en estado
VENTA. Stock descontado, cobro registrado, pero NO se envía al SRI. Útil para vender rápido en el mostrador y facturar después. - Guardar y facturar → emite directo al SRI: asigna secuencial, firma el XML, lo manda a recepción y consulta autorización.
En este tutorial elige "Guardar y facturar". Si todo está bien configurado, en 6-10 segundos vas a ver el badge verde de AUTORIZADO.
Paso 8: Confirma que el SRI autorizó la factura
Después de "Guardar y facturar", Quipuy te lleva al detalle de la factura con el orchestrator activo. Vas a ver el progreso en tiempo real.
Información clave del comprobante autorizado:
- Número de factura: ej.
001-001-000000001 - Clave de acceso: 49 dígitos que identifican tu comprobante en el SRI
- N° de autorización: emitido por el SRI cuando autoriza el documento
- Fecha de autorización: cuándo el SRI dio el visto bueno
El XML autorizado queda guardado en Quipuy. Tu cliente puede ver la factura en su portal SRI bajo "Comprobantes recibidos" usando solo su RUC.
Errores comunes y cómo resolverlos
Error 35: "ERROR EN ESTRUCTURA DEL XML"
Significa que el XML que envió Quipuy tiene un campo mal formado. Causa típica: tu razón social tiene caracteres especiales no permitidos. Solución: revisa que tu razón social en Configuración → Empresa no tenga símbolos raros (€, ™, etc.).
Error 45: "SECUENCIAL REGISTRADO"
El SRI ya tiene una factura con ese número. Causa típica: estabas en otro sistema con el mismo punto de emisión. Solución: ve a Configuración → Establecimientos y actualiza el secuencial inicial.
Error 43: "CLAVE DE ACCESO REGISTRADA"
El SRI ya tiene una clave de acceso idéntica. Causa típica: doble click en "Facturar al SRI" muy rápido. Solución: espera unos segundos y vuelve a intentar — Quipuy reusa la clave de acceso, no genera duplicados.
"Sin certificado P12 cargado"
No cargaste el certificado o expiró. Solución: ve a Configuración → SRI y sube el archivo .p12 nuevamente.
Preguntas frecuentes
¿Quipuy es válido legalmente en Ecuador?
Sí. Quipuy genera comprobantes electrónicos siguiendo el esquema oficial codDoc=01 del SRI (Servicio de Rentas Internas del Ecuador), firmados con tu certificado P12 personal en formato XAdES-BES. La autorización la hace el SRI, no Quipuy.
¿Cuánto cuesta emitir una factura?
Depende del plan que elijas. Para probar el sistema antes de pagar, puedes emitir hasta 5 comprobantes en ambiente PRUEBAS sin costo. Los planes pagos arrancan desde $9/mes + IVA. Mira los planes acá.
¿Tengo que usar el asistente de configuración o puedo saltarlo?
Puedes saltarlo si prefieres configurar manualmente desde el menú Configuración. El asistente solo te ayuda a no olvidar ningún paso crítico (firma, establecimiento, primer cliente, primera factura). Si lo cierras y luego quieres volver a usarlo, vas a Configuración → Onboarding y lo reanudas desde donde estabas.
¿Qué hago si el certificado se vence?
Quipuy te avisa con 30 días de anticipación con un badge ámbar. Pides uno nuevo a una entidad certificadora (Security Data, BCE, ANF) y lo subes desde Configuración → SRI. La transición es transparente — tus facturas previas siguen siendo válidas.
¿Puedo usar Quipuy desde el celular?
Sí. Toda la interfaz es responsive. Para emitir facturas rápidas en mostrador funciona perfecto desde el móvil. Para configuración inicial recomendamos PC porque se ven todos los campos a la vez.
¿Y si el SRI está caído?
Tu factura queda en estado FIRMADO (XML firmado, esperando que SRI responda). Cuando el SRI vuelve, Quipuy reintenta automáticamente y consigue la autorización.
Conclusión
Si llegaste hasta acá, tienes tu primera factura electrónica autorizada por el SRI. El próximo paso lógico es:
- Si vendes productos: Registrar tu catálogo de productos e inventario
- Si vendes servicios y cobras a crédito: Configurar cuentas por cobrar y planes de cuotas
- Si recibes facturas de proveedores: Importar compras con XML del SRI
- Si emites todos los días: Configurar caja diaria con arqueo
¿Tienes dudas? Escríbenos a soporte@quipuy.com y te ayudamos. La idea es que Quipuy te quite tiempo administrativo, no que te lo aumente.
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